Les préparatifs sont les bases de la réussite dans l'organisation d'une cérémonie de remise de prix. Ce genre d'événement doit se dérouler de la meilleure façon possible.
L'organisation d'une remise de prix implique diverses responsabilités. Il y a tant de choses à préparer jusqu'au jour J. Trouver l'endroit idéal, dénicher les différents prestataires, planifier le timing, etc. le droit à l'erreur est à bannir de votre vocabulaire dans ce genre de situation. Souvenez-vous que des personnalités importantes au sein de l'entreprise ou de la communauté et les collaborateurs assisteront à cet événement. Il doit alors se dérouler comme il faut pour soigner l'image de votre entreprise. Pour vous donner un coup de main, ce guide vous permettra d'organiser une remise de prix en bon et due forme.
Organiser une remise de prix : les types de cérémonies
Il existe deux types de cérémonie de remise de prix : en interne ou en externe. Cela dépend du domaine où elle aura lieu.
Une remise de prix interne :
Elle concerne les employés au sein d'une entreprise. Par exemple : « le prix du meilleur employé de l'année ou du mois » ; « le meilleur vendeur de l'année », etc.
La remise de prix dans les lycées et les universités sont aussi considérées comme telles.
Une remise de prix externe :
Elle se focalise sur un domaine très large et concerne tous les talents d'une ville ou d'un pays. Les « Grammy Awards » par exemple.
Les différentes étapes à suivre pour organiser une remise de prix :
Étape 1 : Définir l'objectif de la remise de prix
Ce genre d'événement peut être utilisé pour d'autres objectifs comme : un levé de fond pour une œuvre caritative ou pour le financement des recherches scientifiques. En effet, c'est la meilleure occasion d'organiser une grande réception en l'honneur des personnes qui recevront les prix. Alors, pourquoi ne pas profiter de l'occasion pour en faire un gala de bienfaisance ?
En plus des objectifs, vous devez aussi définir quel prix attribuer aux personnes concernées, pour quoi et comment ? La manière de les sélectionnés les nominés.
Étape 2 : Choisir un thème
Ces festivités méritent d'être célébrées comme il se doit. Vous devez choisir un thème pour y apporter de l'ambiance.
Vous pouvez opter pour :
- Un bal masqué
- Une soirée vintage
- Une soirée chic et élégante.
Permettez à vos convives de s'amuser, et aux personnes qui recevront un prix de célébrer ce grand jour.
Étape 3 : Etablir un budget
Avant de commencer les préparatifs sur le plan matériel, vous devez préparer un budget. Vous devez vous baser sur : le nombre d'invités, les différentes prestations (restauration, animation et décoration), la salle (dont la taille dépend du nombre de convives), les prix à distribuer et leurs valeurs, et les invitations.
Comme vous le savez, vous devez anticiper les imprévues. N'oubliez pas d'ajouter une marge considérable.
Étape 4 : Trouver l'endroit idéal
Les salles de réception ne manquent pas. En effet, vous aurez un large choix de gamme. Comme cela dépend du nombre d'invités, sélectionnez celles qui vous conviennent seulement après avoir fini de rédiger la liste des convives lors de la réception.
Lorsque vous choisirez la salle, le mieux est d'opter pour celle qui est la plus équipée en matière de logistique et de sonorisation.
Étape 5 : Trouver les différents prestataires et fournisseurs
Si la salle où la cérémonie se déroulera vous propose certains services comme la restauration et la décoration, soyez preneur. Cela facilite aussi l'aménagement de la salle, car le personnel est habitué à le faire.
Concernant la musique, vous pouvez engager un DJ ou un groupe de musique. Dans certains cas, vous aurez besoin des deux, surtout au moment de la remise de prix.
Vous aurez aussi besoin d'un photographe et d'un vidéaste pour immortaliser l'événement ou pour la diffuser à la télévision ou sur internet.
Pour les prix, cherchez des fournisseurs de trophées personnalisables.
Étape 6 : Préparer le plan de table ou le plan de la salle
Placez les personnes importantes (les dirigeants de l'entreprise, les autorités et les collaborateurs) dans une même section ou ensemble sur des tables côte à côte. Viennent ensuite les invités d'honneur : les nominés pour la remise de prix et les juges qui les désigneront, ils doivent être proches de la scène. Ces personnes peuvent s'asseoir avec leurs familles et leurs collègues. Cela leur permettra de se détendre un peu avant le début de la cérémonie.
Étape 7 : Engager un orateur
Le discours est plus agréable à entendre de la part d'un orateur professionnel. Il est habitué à ce genre de situation. Il prendra le rôle d'animateur. Pour désigner les personnes qui recevront les prix, vous pouvez demander aux autorités, aux collaborateurs et aux chefs d'entreprise de le faire.
Étape 8 : Envoyer les invitations
Les textes d'invitations ne sont pas les mêmes. Pour les nominer, vous devez mentionner qu'il est prié d'assister à la remise de prix, car il fait partie de ceux qui en recevront.
En ce qui concerne les personnes importantes et les juges, invitez-les à remettre les prix aux heureux élus.
Pour le reste de l'assistance, une forme d'invitation normale reste convenable.
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