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Organiser des événements hybrides : leçons à retenir

Organiser des événements hybrides
Organiser un événement grâce à sos event

Même si en France la tendance commence à peine, ailleurs, les événements hybrides font partie intégrante de la nouvelle normalité. D’ailleurs, les organisateurs de la dernière édition de Vivatech ont confirmé la réussite de ce nouveau format. En tout cas, si vous souhaitez suivre le même chemin, autant s’y prendre correctement.

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Aux Etats-Unis, Bizbash et sa maison mère Connect Meetings ont fait leurs premiers pas dans les événements hybrides. Ils font un retour d’expérience pour que les planificateurs ne reproduisent plus les mêmes erreurs qu’eux. Nous vous faisons part des grandes lignes de leurs conseils.

Les principaux points à retenir pour réussir ses événements hybrides

Lorsque vous organisez des événements hybrides, rendez votre contenu disponible à tout moment. Cela signifie en personne, en streaming pour le public virtuel et à la demande après la diffusion. Comme Erika Lohmar, présidente et productrice exécutive d’akire Productions, le formule si bien : “les organisateurs ont permis de ne pas craindre de manquer”. Chacun adopte ses propres horaires, sans aucune contrainte.

L’engagement reste un défi conséquent des événements hybrides. Afin d’y remédier, concevez un contenu additionnel pour votre public virtuel. Même si les bases de la manifestation se ressemblent, les deux parties ont le droit de vivre leur propre expérience. Cela accentue l’interaction.

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Programmez des pauses pour que les deux publics gardent leur attention. Ceux qui assistent virtuellement s’éloignent un peu de l’écran et ceux qui sont en présentiel peuvent se dégourdir les jambes. Attribuez un animateur dédié au public virtuel pour qu’il puisse facilement poser des questions ou avoir d’autres interactions.

Les événements hybrides donnent lieu à de nouvelles stratégies marketing, surtout dans la phase pré-event. Afin d’éviter les annulations et créer l’enthousiasme, soyez à l’écoute de votre public. Concevez ensuite votre message autour des réactions en temps réel. Le renouveau doit aussi se remarquer au niveau de toutes les parties prenantes. Cela inclut les planificateurs, les conférenciers, les producteurs. L’industrie a évolué, elle a réellement changé. Vous devez suivre le rythme.

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