Organiser un événement sans solliciter les services d’une agence est un véritable défi à relever. Cela devient de plus en plus courant aussi bien pour les entreprises que les particuliers. Les gens préfèrent désormais organiser leur mariage, anniversaire, congrès ou encore conférence eux-mêmes. Si vous y avez songé, prenez quand même le temps de peser le pour et le contre.
Les professionnels de l’événementiel le savent tous : cette industrie est une véritable mine de surprises et il ne s’agit pas toujours des bonnes. Elle requiert également un grand sens de l’organisation ainsi qu’une réactivité sans failles. D’autres qualités devront s’ajouter à ces éléments afin de garantir la planification efficace d’une manifestation. Alors, cela vous correspond ou non ? Nous allons vous guider pour que vous puissiez vous fixer.
Organiser un événement sans agence, ce à quoi vous renoncez
Sachez avant tout qu’organiser un événement sans agence équivaut à laisser de côté certains privilèges. Le fait est que l’entreprise en question mettrait un coordinateur événementiel à votre disposition. Cette personne se chargera de tout planifier pour vous afin que tout se déroule sans encombre. En plus, un regard extérieur ne peut qu’apporter du bien à votre projet.
Sans agence, vous devrez tout faire vous-même. Cela débute dès le concept de l’événement, mais aussi toute la partie opérationnelle. Il faudra alors avoir un bon sens créatif puisque vous allez vous-même chercher le lieu, faire le choix des animations, chercher les prestataires, etc. Rappelez-vous pourtant qu’une agence dispose déjà d’un carnet d’adresses bien étoffé pour ces éléments.
Ce type d’organisation dispose déjà d’une grande expérience dans le domaine de la planification événementielle. Il saura gérer tous les problèmes et imprévus au cours du jour J. En préférant organiser un événement sans agence, vous n’aurez pas le temps de profiter de votre événement. Il va falloir suivre de près le déroulement, veillez à ce que le personnel travaille bien, trouvez des solutions pour tout le monde, etc.
Vous êtes le responsable n°1
Si jusqu’ici vous vous dites : “je peux le faire !”, alors, il serait temps de bien vous préparer. Organiser un événement sans agence équivaut à prendre toutes les responsabilités concernant l’événement. Cela commence par la sécurité de vos participants, jusqu’à l’entretien des lieux, en passant par toute la gestion financière.
Evidemment, vous aurez votre propre équipe, mais vous serez le premier responsable. De ce fait, anticipez à l’avance tous les problèmes qui pourraient survenir. Allergies alimentaires, pertes de matériels, blessures, incendies, insuffisance de stock, etc., pensez au pire. Ainsi, vous aurez déjà toutes les solutions à portée de main qu’importe la situation. Dans ce sens, n’oubliez pas de souscrire à une assurance Responsabilité Civile Organisateur. Celle-ci couvre les dommages corporels, matériels ou immatériels causés aux tiers si votre responsabilité en tant qu’organisateur est engagée au cours de la manifestation.
Afin d’éviter les dommages cités précédemment, misez sur une organisation sans faille. Du moins, faites le maximum pour cela. Pour organiser un événement sans agence, il va falloir être capable de gérer toutes vos ressources vous-même. Ainsi, en ce qui concerne les équipes, ayez au moins une pour la sécurité, une autre pour l’organisation et encore une de plus pour les secours. Cette dernière est obligatoire pour un événement recevant plus de 1 500 personnes.
Prenez toutes les mesures nécessaires en matière de responsabilité sociale. En cas d’incendie, avez-vous des extincteurs ? Bien avant les installations, évaluez tous les risques d’incendie dans le site. Si votre événement met en oeuvre des performances incluant des flammes (feux d’artifices, cracheurs de feu, magiciens), redoublez de vigilance. Vos installations électriques requièrent la même rigueur afin d’éviter tout accident.
Enfin, optez pour un système d’accessibilité efficace pour que le gens puissent circuler sans se marcher dessus. Prévoyez plusieurs points d’entrée et de sortie. Veillez à ce qu’elles ne soient pas trop étroites et que votre équipe de sécurité sache mettre de l’ordre dans la foule. Sortie de secours, accès pour les personnes à mobilité réduite sont également des détails à ne pas omettre.
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