Le coordinateur événementiel représente le centre de l'équipe lors de la planification d'une manifestation. En tête de l'organisation, il prend en charge tout de A à Z et supervise le reste du personnel. Si cette expérience vous tente, nous vous donnons plus de détails sur le métier. Les missions de ce professionnel, les compétences recherchées pour ce profil, nous vous disons tout ce qu'il y a à savoir.
Ceux qui exercent déjà le métier de coordinateur événementiel affirment à quel point il est surprenant. Vous ne cesserez jamais d'apprendre puisque tous les événements sont différents, même s'ils sont de la même catégorie. C'est également une opportunité de bâtir les meilleures relations professionnelles. Mais exercer cette profession équivaut également à plusieurs d'heures de travail sous pression. Avant de vous lancer, soyez sûr de remplir les critères qui vont suivre.
Etre coordinateur événementiel : à quoi s'attendre ?
Un coordinateur événementiel a toujours du travail à faire lorsqu'un projet est en cours. Il prend en charge toute la planification de l'événement. Lorsqu'un client émet son brief, c'est le devoir de ce professionnel de faire en sorte que tout ce qui y figure se réalise. Attention, il ne suffit pas de réaliser, il faut aussi bien réaliser.
Votre travail commence donc par comprendre les besoins de votre client. Ensuite, faites le point sur le budget disponible. C'est un détail très important afin d'éviter de faire des promesses que vous ne pourrez pas tenir. Une fois cela fait, vous pouvez passer à la deuxième phase de votre travail.
Cherchez tous les prestataires qu'il vous faut : sonorisation, lumière, diverses locations, traiteur, décorateur, musiciens, etc. Cela dépend du concept de l'événement. Dans tous les cas, c'est votre rôle de négocier les meilleures conditions. Réservez également la salle le plus tôt possible. Si votre client le souhaite, c'est à vous de contacter les intervenants. Assurez-vous qu'ils soient disponibles le jour J et signez immédiatement le contrat.
La paperasse fait aussi partie de vos tâches. Parfois, il est nécessaire de demander des autorisations. Cela s'applique surtout lorsque vous produisez des événements sur les lieux publics.
Puisque vous êtes le coordinateur événementiel, vous aurez une équipe à gérer. Cela débute par l'embauche des ressources humaines que vous estimez favorables pour la réussite de la manifestation. Ayez une liste de poste préétablie pour que le processus ne prenne pas trop de temps. Tout au long du projet, veillez à ce que tout le monde fasse son travail convenablement.
Planifier et checker
Même si vous pensez avoir une bonne mémoire, notez tout, absolument tout. En plus de cela, adoptez un mode de travail organisé afin de ne pas vous perdre dans vos notes. Pour ce faire, utilisez des outils de gestion de projet ou de planification d'événements. Vous pourrez y inscrire la totalité des tâches à faire ainsi que le responsable pour chacune d'elles.
A chaque étape, le coordinateur événementiel doit tout vérifier. Rien ne se passe sans sa validation. C'est aussi votre rôle de checker les lieux à J-1 afin de vous assurer que tout se déroule comme il se doit. Idem pour le jour J, veillez à ce que le programme soit respecté.
Sachez que le secteur événementiel est un domaine à surprises. Il est quasiment impossible que tout se déroule parfaitement comme vous l'aviez planifié. Les surprises peuvent être bonnes, mais souvent elles sont mauvaises. C'est dans la résolution de ces problèmes que vos clients pourront réellement mesurer vos compétences. Soyez réactif et agissez rapidement.
Les compétences requises chez un coordinateur événementiel
Les agences recherchent majoritairement un coordinateur événementiel diplômé d'une école spécialisée. Cependant, vos qualités personnelles sont également très importantes au cours de votre embauche.
Avant tout, vous devez avoir un grand sens de l'organisation. Sachez vous repérer dans le cours du projet et assurez l'exécution de plusieurs tâches en simultanée. Il est également nécessaire de maîtriser les outils informatiques de base ainsi que les logiciels spécialisés pour la gestion événementielle.
Puisque le coordinateur événementiel se charge d'embaucher les prestataires, être en contact avec le client et gérer une équipe, il doit avoir une aisance relationnelle avérée. Votre force de proposition vous aidera à négocier les meilleurs contrats. En étant un bon communicateur, vous inspirerez confiance à ceux qui travaillent avec vous.
En cas de stress, comment réagissez-vous ? Ce métier requiert que vous sachiez gérer les situations compliquées en restant calme. Votre aptitude à résoudre les problèmes définira également votre qualification.
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