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Comment organiser un événement networking virtuel ?

A l’heure où tout migre au virtuel, pourquoi pas votre événement networking ? Les manifestations reprennent, certes, mais les restrictions de distanciation sociale ne facilitent pas l’organisation. Rester sur le format en ligne représente la sécurité pour certains planificateurs.

Si vous faites partie de cette catégorie et que vous projetez d’organiser votre événement networking virtuel bientôt, voici le guide qu’il vous faut. Conscients que cette forme n’est pas courante pour ce type d’événements, nous avons décidé de vous aider à réussir votre manifestation online. 

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Quoi faire avant l’événement networking virtuel ?

Même en virtuel, les fondements d’un événement networking restent les mêmes. Il est donc impératif que vous gardiez l’importance du réseautage à l’esprit. Vous ne pouvez pas inviter tout le monde. 

Qui inviter ?

Sélectionnez les bonnes personnes et ne faites pas d’excès sur l’effectif. Limitez le nombre de participants pour que chacun ait suffisamment de temps pour parler et interagir.

Dans le lot de participants, évitez de choisir plusieurs personnes qui se connaissent déjà. Ceux qui ne font pas partie du cercle pourraient se sentir mis à l’écart. Exploitez plutôt l’aspect virtuel de votre événement networking. Puisqu’il s’agit d’une manifestation en ligne, les personnes venant du monde entier peuvent y participer.

qui inviter à un événement networking virtuel

Quand ?

Choisissez ensuite la durée de votre événement networking virtuel. 90 minutes sont assez pour permettre à tout le monde de parler sans se presser. C’est une manière de faciliter les conversations significatives en suscitant l’engagement de tous.

En ce qui concerne l’heure, veillez à bien l’inclure dans un laps de temps accessible pour tous les participants. Prenez en compte le fuseau horaire de chacun. 

D’autres détails importants

Côté logistique, restez aussi simple que possible. Une fois que quelqu’un a accepté de participer, envoyez-lui une invitation avec un lien vers l’application que vous utilisez. Pour ce dernier point, vous avez l’embarras du choix, l’essentiel est qu’il soit facile pour les gens d’y assister même s’ils n’utilisent pas régulièrement ce service. Assurez-vous de les alerter s’ils doivent télécharger un logiciel à l’avance ou si l’événement nécessite un mot de passe.

Quelques jours avant votre appel, envoyez un e-mail présentant vos invités les uns aux autres. Vous devez inclure les noms des participants, une description en une phrase et un lien vers leur profil LinkedIn. Il est utile pour les participants, en particulier les introvertis, de savoir qui sera là. En plus, cela humanise les participants. Vous devriez également partager des directives.

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Comment se déroule l’événement networking virtuel ?

Bien qu’il s’agisse d’un événement networking virtuel, le plus important pour le réseautage reste le confort des participants. Mettez les gens à l’aise. Accueillez-les à leur arrivée et donnez-leur des conseils sur ce à quoi vous attendre. Oui, exactement comme vous le feriez lors d’un cocktail en personne. 

Pour garantir une entrée fluide pour les participants, assurez-vous de rejoindre la vidéo environ 2 minutes à l’avance. Environ 5 minutes après votre heure de début, commencez par les présentations. Vérifiez à l’avance si quelqu’un a besoin de partir tôt pour qu’il puisse se présenter en premier. Il ne sera donc pas gênant de se déconnecter avant la fin.

Gérer les participants

Donnez deux minutes à chaque personne pour se présenter avec un mélange d’informations professionnelles et personnelles. Après cela, demandez à chaque participant de répondre à une question spécifique. En tant qu’hôte, c’est votre travail de structurer les échanges afin qu’elle ne soit pas dominée par un invité loquace, ou que la conversation vire hors sujet. Toute question ouverte qui aide les participants à partager un peu d’eux-mêmes fonctionnera. Les gens peuvent faire des allers-retours autour des questions.

zoom pour un team building online participants à un événement networking virtuel

Quel que soit le déroulement de votre événement networking virtuel, il est judicieux d’envisager de la terminer après 90 minutes. Les gens se fatiguent plus facilement des réunions vidéo que de celles en personne. Si tout le monde passe un bon moment, vous pouvez partir sur une bonne note et vous ou quelqu’un d’autre pouvez toujours réunir le groupe à nouveau.

Et après l’événement networking virtuel ?

Voici un point très positif des manifestations en ligne : il n’y a pas de longs moments de désinstallations, de débriefing et de transport du matériel, etc. Une fois votre événement networking virtuel achevé, prenez le temps de remercier les participants. Cela peut se faire via un e-mail rapide en copie pour tout le monde. En plus des remerciements, encouragez-les à se connecter avec les autres, s’ils le souhaitent. 

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