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Embauche d’un staff événementiel : le guide

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Organiser un événement grâce à sos event

L’embauche d’un staff événementiel est une étape incontournable dans la mise en place d’un événement. Comme Henry Ford le disait : “travailler ensemble est la réussite.” Encore faut-il savoir avec qui collaborer. Le choix de votre équipe ne doit ni se faire à la hâte ni au hasard, il faut suivre tout un processus. Nous vous disons tout !

Votre événement sur mesure

Impressionnez vos convives en organisant un événement à votre image. De la conférence, au lancement de produit en passant par la soirée d'entreprise, rendez ce moment inoubliable.

Avant tout, il faudrait que vous déterminiez la valeur de votre projet. Vous saurez ainsi de quelles compétences spécifiques avez-vous besoin. Ce qui va largement faciliter l’embauche de votre staff événementiel. Les personnes qui vont collaborer avec vous doivent partager les mêmes valeurs que votre entreprise afin de garder sa réputation positive.

Embauche d’un staff événementiel : comprendre les règlements

Notre premier conseil est de ne pas vous lancer dans une situation que vous ne maîtrisez pas. L’embauche de votre staff événementiel va bien au-delà d’une sélection de CV. Comprenez bien que cela implique aussi que vous devez suivre certaines réglementations, même pour un seul événement.

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Ces réglementations en question varient en fonction de plusieurs paramètres. Dans tous les cas, signez un contrat de travail avec chaque membre de votre équipe. Si votre événement nécessite des déplacements conséquents, familiarisez-vous avec les règles relatives à cela dans l’embauche de votre staff événementiel.

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En cas de doute, n’hésitez pas à solliciter votre avocat. Les entreprises de recrutement spécialisées dans l’industrie des événements représentent également une alternative à étudier.

Agissez en fonction de votre budget

Ce conseil est valable pour l’ensemble de votre événement : ne dépensez pas au-dessus de vos moyens. C’est votre budget qui déterminera le type de personnel et le nombre de personnes que vous pourrez avoir à votre disposition. Ces besoins se basent aussi en grande partie sur le type de manifestation que vous organisez. Si vous mettez en place une soirée VIP par exemple, une grande partie du budget sera allouée à l’embauche de votre staff événementiel.

Soyez toujours certain d’avoir suffisamment de fonds pour couvrir le reste de vos dépenses. Même si avoir une équipe est primordial pour organiser un événement, cela ne signifie pas que les autres aspects sont moins importants. 

budget pour l'embauche d'un staff événementiel

Dans les coûts prévisionnels à l’embauche de votre staff événementiel, ajoutez une marge pour les imprévus comme les heures supplémentaires. Avec une flexibilité, vous pouvez tenir l’événement en toute sécurité, même en cas de problème.

Quelles sont les attentes de votre client / les besoins de votre projet ?

Même lorsque vous fonctionnez avec un petit budget, l’embauche d’un staff événementiel reste possible. Dans ce cas, concentrez-vous aux attentes de vos clients afin d’avoir un personnel qualifié. Misez plus sur la qualité plutôt que sur la quantité. Prenez connaissance de l’expérience de vos candidats ainsi que de leur certification. Lorsque vos marges de manœuvre sont minimes, vous devez réduire vos risques d’échec en ayant les meilleurs dans votre équipe. 

Entretien approfondi : incontournable lors de l’embauche d’un staff événementiel

Avant l’embauche de votre staff événementiel, analysez bien chaque candidature. N’hésitez pas à mener des recherches en sollicitant les anciens employeurs ou d’autres relations communes. Si vous engagez directement les personnes, sans l’intermédiaire d’une agence, définissez des attentes claires. Votre annonce doit avoir une fiche de poste bien précise avec des exigences spécifiques. Vous pouvez ainsi mieux qualifier chaque candidat.

Entretien approfondi d'un candidat

Dans le cas où vous passez par une agence de recrutement, soyez également précis dans ce que vous recherchez. Elle pourra ensuite consulter sa base de données afin de trouver la personne qui correspond à vos attentes. Sachez que solliciter plusieurs agences peut s’avérer intéressant si vous en avez les moyens. Plus vous rencontrez de candidats, plus vous pourrez prendre une décision éclairée.

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