Le budget est un aspect complexe, mais pourtant incontournable en matière de marketing événementiel. Il figure parmi les éléments les plus sensibles de votre planification. Si vous n'effectuez pas les bonnes prévisions, cela pourrait avoir des répercussions désastreuses sur le déroulement de votre projet, mais surtout sa rentabilité.
Que vous organisiez un événement en face à face, virtuel ou hybride, vous ne pourrez pas y échapper. Afin de vous accompagner dans la bonne élaboration de votre budget de marketing événementiel, nous vous proposons ce guide complet. Vous saurez désormais par où commencer, que faut-il impérativement faire et comment s'y prendre.
Etablir le budget de marketing événementiel : par où commencer ?
Il est certain que le budget, même en marketing événementiel, ramène souvent aux chiffres, aux tarifications et aux dépenses. Bien que cela ne soit pas faux, certaines étapes sont requises avant d'y aboutir. D'abord, il est nécessaire d'avoir des objectifs. Dans ce domaine, c'est souvent le point de départ de toute planification.
En matière de budgétisation, les objectifs désignent vos prévisions. Combien allez-vous allouer à quels composants de votre projet ? De cette manière, votre budget devient le reflet de l'importance de chaque élément de votre événement. Il est essentiel de savoir cela pour ne pas faire des erreurs d'allocations.
Exploiter les données historiques
Ce qui est bénéfique dans les procédures administratives liées au budget, c'est qu'ils deviennent des données historiques importantes pour le marketing événementiel. Ainsi, vous pouvez les utiliser lors de vos futurs projets. Passez en revue toutes vos décisions et déterminez les leçons à en tirer. Cela va vous permettre d'améliorer l'ensemble de votre stratégie à l'avenir.
Faites attention aux détails de votre budget de marketing événementiel
Gardez bien ceci en tête, en marketing événementiel, lorsqu'il s'agit du budget, rien n'est trop détaillé. Mieux vaut en faire trop que pas assez. Ainsi, inscrivez bien toute information importante dans la section “description”. Plus vous énoncez clairement l'objet, moins vous aurez du mal à vous y référer pour prendre des décisions plus tard. En plus, rappelez-vous que vous ne serez pas le seul à parcourir votre plan budgétaire. Il est essentiel que les autres responsables sachent facilement de quoi vous parlez.
Restez à l'affût des tendances
Maîtriser le budget en marketing événementiel ne signifie pas uniquement trouver les meilleures offres. Il faut aussi démontrer que vous savez dépenser l'argent dont vous disposez de manière intentionnelle et stratégique. Pour ce faire, vous devez comprendre votre public et agir en conséquence.
En étant au courant des tendances de l'événementiel, vous saurez à quel élément allouer tel ou tel budget. Vous comprendrez mieux les investissements les plus intéressants et ceux qui le sont moins. Cela est très important en cette émergence des formats virtuel et hybride. Vous devez miser sur les bons influenceurs pour avoir le maximum d'impacts positifs.
Communiquez avec les parties prenantes sur le budget de marketing événementiel
Vous ne pouvez absolument pas réaliser un événement seul. De ce fait, vous devriez faire part de votre budget de marketing événementiel à vos collaborateurs. Encore faut-il savoir s'y prendre correctement. Tout comme l'ensemble de votre production, il faudra établir une planification financière dès le début de votre projet. Gardez bien à l'esprit que toutes les parties prenantes concernées doivent toujours être sur la même longueur d'onde sur ce point. Communiquez sur chaque changement, évolution et exécution du plan.
En interne, vous devez ponctuellement faire le point avec l'équipe chargée de la supervision financière de l'événement. Tenez-les au courant en cas de réduction du budget sur les dépenses ou tout autre changement impactant sur les finances. En externe, il s'agira de miser sur la transparence avec vos fournisseurs. En cas de hausse de prix par rapport à la première estimation, engagez directement le dialogue afin d'éviter les malentendus. S'il y a des détails qui semblent incompréhensibles pour vous, communiquez immédiatement avec les concernés.
Qu'en est-il des sponsors ?
Les sponsors figurent aussi parmi les parties prenantes de votre projet. D'ailleurs, ils vont vous donner une bonne partie du budget de votre marketing événementiel. En tant que ressources précieuses, ils méritent toute votre attention et surtout votre franchise.
Le retour sur investissement est la meilleure façon de prouver la réussite de votre événement. Il y a plusieurs manières de le mesurer, dont vos recettes et vos dépenses. Rien de cela ne peut se faire si vous n'avez pas un processus financier bien respecté. Donnez toutes les données et informations dont vos sponsors ont besoin. Cela leur permettra de déterminer si soutenir votre projet était réellement intéressant pour leur marque. Écoutez leurs commentaires par la suite. Tout comme le reste de vos données, cela vous aidera à améliorer vos futures stratégies.
Quelles dépenses faut-il prévoir ?
Votre budget marketing événementiel se décompose en plusieurs éléments. La manière dont vous les départagez dépend de vos préférences, mais aussi de votre stratégie et de la conception même de votre événement. En tout cas, il existe quelques aspects qui reviennent souvent, voire toujours, qu'il s'agisse d'un format en personne, virtuel ou hybride. Ils figurent généralement dans la ventilation des coûts à chaque fois.
Les frais de personnel
Ces charges sont souvent fixes, mais les détails échappent parfois aux planificateurs. Avec votre équipe de ressources humaines, déterminez tôt le personnel nécessaire à l'événement, surtout lors du jour J. Il sera peut-être nécessaire d'engager des hôtesses pour s'occuper des inscriptions et diriger les participants.
Ajustez le budget de marketing événementiel en rapport avec ces informations par la suite. En ce qui concerne le personnel, pensez aux frais de repas et de déplacement. Les modalités de voyage peuvent aussi figurer parmi vos charges. En tout cas, communiquez bien à l'avance avec votre staff de ce que vous allez couvrir ou non.
Notez bien que même si vous organisez un événement virtuel, vous ne pouvez pas faire l'impasse sur les frais de personnel. Vos participants restent chez eux, mais derrière votre diffusion, il y a toute une équipe talentueuse à l'œuvre : webdesigner, caméraman, techniciens son, etc.
La prestation des intervenants
Les conférenciers sont la principale vitrine du contenu de votre événement. Plus vous sollicitez des célébrités, plus cela attire les gens et évidemment, cela vous coûtera également plus cher. Déterminez bien au début de votre projet quel budget êtes-vous prêt à allouer à vos intervenants dans le cadre de votre marketing événementiel.
Cette dépense peut peser lourd dans vos prévisions financières. Il faudra peut-être faire des choix difficiles si vos moyens sont limités. Le plus important est de rester fidèle au concept de votre événement tout en répondant aux besoins de votre public.
Un budget spécifique sur tous les aspects du marketing événementiel
Lorsqu'il s'agit de marketing événementiel, vous ne pouvez pas faire l'impasse sur le budget publicitaire. Concevez un plan média efficace pour être sûr d'atteindre les bonnes cibles. A part cela, pensez également aux autres moyens qui serviront à promouvoir votre image de marque. Cela inclut tous vos supports de communication : affichage, brochures, etc. N'oubliez pas d'inclure les dernières innovations technologiques afin de vous démarquer sur le marché.
D'autres détails à prendre en compte
Nous le réitérons souvent, en événementiel, il faut toujours anticiper, surtout lorsqu'il s'agit de votre budget marketing. Même pour les autres aspects de votre planification, cela est primordial. Calculez toujours vos prévisions avec une certaine marge. Cependant, en plus de cela, mettez également une somme de côté pour les imprévus, d'autant plus que dans ce domaine, cela n'est pas rare.
Le paiement des différents prestataires figure aussi souvent dans le budget marketing événementiel. C'est toujours le cas pour les grands événements, à moins que votre entreprise ne dispose de la totalité des ressources dont vous avez besoin pour la production. Impressions, transport, catering, décoration, sonorisation ne sont que des exemples parmi les prestations les plus sollicitées.
Le public adore les cadeaux. En collaboration avec vos sponsors, ajoutez ce détail à l'expérience de votre événement. Une fois encore, cela est adéquat pour tous les formats événementiels. En plus de laisser un souvenir à vos participants, vous embellissez votre image.
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