Si vous faites partie de la team des organisateurs événementiels qui cherche absolument à impressionner ses invités, ceci est pour vous ! La clé du succès réside dans une excellente hospitality ! Mais qu'entend-on exactement par « hospitality événementielle » et comment la mettre en place concrètement ? Découvrez tous nos conseils pour accueillir vos participants comme des rois !
Qu'est-ce que l'hospitality événementielle ?
L'hospitality événementielle désigne l'ensemble des services d'accueil, d'hébergement et de bien-être proposés aux participants d'un événement. L'objectif est de leur offrir une expérience unique et mémorable, du début à la fin de l'événement.
Cela peut se traduire par différents éléments : une prise en charge personnalisée dès leur arrivée, un service de conciergerie, des activités de loisirs ou encore une restauration de qualité. L'enjeu est de gâter vos invités et de les faire se sentir privilégiés pour qu'ils repartent avec un excellent souvenir de votre événement.
Hospitality événementielle : soignez l'accueil de vos participants
Le premier contact avec vos invités est primordial pour créer une ambiance chaleureuse et conviviale. Dans ce sens, commencez par prévoir un accueil personnalisé dès leur arrivée : un membre de votre équipe peut les accueillir avec un sourire et les guider jusqu'à leur lieu d'hébergement ou leur emplacement.
De plus, n'hésitez pas à leur offrir une collation ou une boisson rafraîchissante pour les mettre à l'aise. Vous pouvez également leur remettre un kit d'accueil contenant des informations utiles sur le déroulé de l'événement, un plan du lieu, des coordonnées de contact, etc.
Offrez-leur un hébergement de qualité
En outre, l'hospitality événementielle ne se résume pas seulement à l'accueil. Elle implique également de veiller au confort de vos participants tout au long de l'événement, et notamment à leur hébergement.
Selon le type d'événement, vous pouvez leur proposer différentes options : des chambres d'hôtel, des appartements, des résidences de tourisme ou encore des espaces de coworking aménagés. L'objectif est de leur offrir un cadre de vie agréable et fonctionnel, avec tous les équipements et services nécessaires (wifi, espace de travail, salle de sport, etc.).
Pensez à leur bien-être et à leur détente
Par ailleurs, outre l'hébergement, vous pouvez leur proposer différentes activités de loisirs et de bien-être : spa, espace de détente, animations culturelles, sorties gourmandes, etc. L'idée est de leur offrir un moment de pause et de décompression pour qu'ils repartent ressourcés.
Vous pouvez également mettre à leur disposition des espaces de coworking ou de networking informel, afin qu'ils puissent échanger en toute tranquillité.
Soignez la restauration et la convivialité
Enfin, la restauration est un élément clé de l'hospitality événementielle. Vous devez pouvoir offrir à vos invités une expérience culinaire mémorable, à la hauteur de l'événement que vous organisez.
De ce fait, privilégiez une restauration de qualité, avec des produits frais et de saison. Vous pouvez également inclure des animations culinaires. Pensez aux ateliers de cuisine ou des dégustations. Cela vous permettra de créer une ambiance encore plus conviviale.
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