Les opérateurs hôteliers reçoivent de plus en plus de demandes pour des espaces et des ensembles de meubles différents, mais aussi davantage d'occasions de créer des liens pour les participants. Voici quelques idées pour satisfaires ces demandes de plus en plus croissantes.
La cause de ce phénomène auprès des petits groupes
Selon un récent communiqué de Pyramid Global Hospitality, le consensus général des cadres qui gèrent les 61 Benchmark Hotels and Resorts en Amérique du Nord, l'augmentation des frais de déplacement et d'hébergement est causée par la diminution du nombre de participants par réunion. Ainsi, les organisateurs d'événements se tournent vers les établissements hôteliers pour les aider à créer le plus d'interactions et de liens possibles entre les participants.
Eric Gavin, directeur commercial de la division luxe et style de vie de Pyramid Global Hospitality, explique qu'il y a eu une énorme poussée de la demande de petits groupes pour des réservations à court terme et de dernière minute cette année. Il ajoute que le rythme pour le début de 2023 est tout aussi fort. Selon toujours ce professionnel, l'évolution des modes de travail rend plus nécessaires les rassemblements régionaux, ce qui explique en partie la nature à court terme des réservations.
Une demande des petits groupes qui a ouvert de nouvelles perspectives événementielles
Ces rassemblements en petit groupe ont ouvert la voie à de nouvelles configurations de réunion adaptées à des expériences plus intimes. Dans ce sens, plusieurs formats événementiels peuvent être pris en compte :
- conception de salon dans un espace de réunion traditionnel,
- répartition de petits groupes de discussion dans d'autres espaces, loin de l'espace de réunion formel,
- utilisation de patio ou d'un pavillon extérieur pour une discussion en groupe.
Étant donné que le retour sur investissement des événements est plus critique dans le contexte actuel, les organisateurs événementiels doivent établir des programmes spécifiques pour les petits groupes. De ce fait, le temps d'apprentissage un peu moins formel doit donner lieu à d'activités sociales où les participants peuvent créer des liens de manière moins prescrite. Optez alors pour :
- un service communautaire d'une demi-journée,
- rénovation d'une école, d'un terrain de jeu ou d'une maison,
- aide à un groupe local de services sociaux, etc.
Par ailleurs, la plupart des petits groupes veulent des événements sur site plus décontractés où les relations peuvent se créer de manière organique. Pour satisfaire cette demande, vous pouvez choisir entre :
- un karaoké,
- une activité qui permet aux participants de se concentrer les uns sur les autres plutôt que sur un animateur professionnel,
- des rassemblements autour d'un feu de camp qui encouragent les participants à raconter des histoires sur des sujets professionnels et personnels.
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