Tout professionnel de l’événementiel sait que planifier un projet se fait des mois à l’avance. Certains vont même jusqu’à s’étendre sur une année ou plus. Calendrier, échéancier, plan de secours, autant de termes qui reviennent à chaque concept, mais qui restent primordiaux. La Covid-19 a imposé beaucoup de changements à l’industrie, les planificateurs doivent alors modifier certaines de leurs habitudes.
En événementiel, il ne suffit pas de planifier, il faut le faire correctement. La réussite et le bon déroulement global de l’événement en dépendent. Une fausse information dans le timing peut engendrer des pertes importantes. Même si l’étape paraît déjà automatique, nous tenons à vous faire part des délais à respecter par rapport aux nouvelles pratiques à adopter.
Quand planifier quoi en événementiel ?
Pour bien planifier un projet événementiel en période post-covid, vous devez apprendre à vous sentir à l’aise avec l’incertitude permanente. Les directives pourraient changer d’un jour à l’autre et vous devez vous adapter en conséquence. Vous devez donc avoir une réponse à toutes les questions de votre public, à tout moment. Préparez-vous-y un à trois mois à l’avance.
Il sera également nécessaire de planifier l’installation d’un centre de test dans votre espace événementiel. Les participants devront passer par là pour les tests Covid rapides, mais aussi pour les contrôles de température et le remplissage d’un questionnaire de santé. Bien sûr, les personnes munies d’un pass sanitaire peuvent passer outre. En tout cas, il vous faudra au moins un mois pour mettre cela en place.
Le même délai est requis pour communiquer sur le port de masque, dans la mesure où vous comptez le rendre obligatoire. Vous devrez le répéter plusieurs fois. Si quelqu’un ne veut pas porter le masque, vous pouvez lui proposer une option virtuelle ou le rembourser intégralement.
Rappelez-vous que lorsqu’il s’agit de planifier un concept événementiel, le maître mot est fluidité. Votre anticipation en est la clé. En cas de problème, vous devriez déjà avoir une solution à portée de main.
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