Vous aurez peut-être besoin d'un prestataire pour l'hébergement de votre conférence virtuelle et lancer un appel d'offres va vous y aider. Cependant, pour le mettre en place, il ne suffit pas de publier une annonce. Le plus important étant ce que vous allez y mettre et surtout les critères pour votre sélection.
L'appel d'offres doit déjà donner un aperçu de la qualité de votre conférence virtuelle. Vos attentes y figurent, ce qui montre une idée du résultat attendu. Plus vous serez clairs sur ce que vous recherchez, plus vous obtiendrez des propositions intéressantes. Vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous en disons plus !
Que mettre dans l'appel d'offres pour votre conférence virtuelle ?
Privilégiez l'approche sur le long terme. Avoir un partenaire sur plusieurs projets permettra au prestataire de s'imprégner de votre système d'organisation et de ce fait, de satisfaire vos attentes. Ainsi, via la réponse à votre appel d'offres, vous pourrez compter sur l'organisation pour votre conférence virtuelle, mais aussi pour d'autres projets à venir. Votre entreprise peut alors centrer toutes les informations et sessions de ces concepts sur une même plateforme. N'oublions pas également que cela vous permettra d'avoir un prix moins cher.
Puisque vous ne savez pas encore précisément quel sera l'avenir de l'événementiel, intégrez l'hybride dans l'appel d'offres de votre conférence virtuelle. Précisez donc que vos attentes pourraient changer et que le partenaire que vous recherchez devrait être capable de s'y adapter. Dans ce sens, énumérez déjà les exigences technologiques spécifiques que vous voulez avoir à votre disposition. Classez-les en trois catégories : incontournable, agréable à avoir et facultatif. Grâce à cela, vous pourrez comparer facilement les réponses à votre appel d'offres par rapport à ce qui convient le mieux à votre conférence virtuelle.
Soulignez bien que le service d'assistance est très important pour un événement online. Votre appel d'offres doit alors comprendre la disponibilité et les limites de votre équipe interne par rapport à cet aspect. Il est toujours mieux de travailler avec une entité capable d'accompagner les conférenciers et participants et non seulement les organisateurs.
Connaître la philosophie des souscripteurs ainsi que leurs références vous sera également d'une grande aide dans votre choix. Il en est de même pour l'avis de leurs anciens ou actuels clients.
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