L'innovation technologique liée à l'événementiel virtuel est une nouveauté pour les exposants. Tout comme ils arrivent plus tôt pour les préparatifs pendant un salon physique, ils ont besoin de temps pour se préparer avant un événement numérique. Ascend Media évoque les problèmes auxquels ces professionnels font face en cette nouvelle ère de l'industrie.
Nous avons tendance à penser que le virtuel diffère totalement du présentiel. Pourtant, les exigences des exposants face à cette nouvelle technologie réfutent cette supposition. Certaines étapes restent les mêmes bien que les actions à effectuer changent. En tout cas, pour maîtriser le fonctionnement numérique, une collaboration ainsi qu'une compréhension mutuelle entre les parties prenantes est nécessaire.
Technologie et exposants : l'expérience nécessite une amélioration
Les principaux concernés sont les organisateurs des salons virtuels. C'est à eux de répondre aux besoins des exposants par rapport à la technologie à utiliser. Il n'est pas rare de les voir se bousculer pour obtenir les mots de passe ou pour télécharger les vidéos. Pire encore, leur équipe ne sait pas réellement comment interagir avec les participants. Il est temps d'y remédier.
Enseignez la technologie à utiliser à vos exposants. Accordez-leur plus de temps, de communication, d'instructions et de formations pour mettre en place leurs stands virtuels. Offrez-leur la possibilité de contacter les participants et fixer des rendez-vous avant le début de l'événement.
En utilisant la technologie, les exposants pourraient passer des jours entiers pour bien aménager leurs espaces, tout comme c'est le cas en face à face. D'ailleurs, personne n'ouvrirait les portes d'un salon aux exposants et aux participants en même temps. Pouvez-vous imaginer le chaos ? La même règle s'applique pour la plateforme numérique.
Les exposants ont des actions à accomplir au préalable, comme le téléchargement de contenu via la technologie. De plus, ils peuvent ainsi commencer à promouvoir l'événement et à susciter l'enthousiasme des participants à l'avance. Donc, ouvrez le plus tôt possible.
Côté enseignement proprement dit, organisez des formations de groupe sur la technologie à utiliser pour les exposants. Assurez-vous de les enregistrer pour un accès ultérieur. Afin de vous alléger la tâche, optez pour une plateforme avec un accompagnement intégré.
En maîtrisant la technologie, les exposants seront en mesure d'aider les clients. Pour ce faire, soulignez les fonctionnalités qui leur sont utiles. Cela est essentiel surtout lorsque vous disposez d'une plateforme qui propose plusieurs options : planification, jumelage, messagerie, tchat vidéo…
Soulignons qu'il ne s'agit pas de la première requête des exposants aux planificateurs. Quelques semaines auparavant, ils avaient déjà abordé d'autres problématiques.
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