Selon une analyse publiée par Eventflow, 488 des 1 941 utilisateurs inscrits sur sa plateforme ont sollicité l’assistant IA pour préparer un grand salon européen d’octobre 2026, soit environ un quart d’entre eux. Les questions portaient avant tout sur la logistique, les accès et les échéances administratives.
L’éditeur de logiciels de gestion d’exposants vient de livrer un retour d’usage chiffré, rare sur ce sujet. Le salon concerné n’est pas nommé, mais les données donnent une idée précise de ce que les exposants demandent à l’IA lorsque la date d’ouverture approche.
Assistant IA pour exposants : ce que révèlent 1 853 messages avant l’ouverture
L’échantillon couvre 854 équipes d’exposants et 1 941 comptes. Sur ce total, 488 comptes ont échangé avec l’assistant, pour 1 853 messages au total. Les demandes concernaient la construction des stands, le fret, l’enregistrement, les badges d’accès et les dates limites de remise de documents.
Le calendrier des échanges reflète la pression de la préparation. Près de 64 % des messages ont été envoyés en septembre et en octobre, et 95 messages ont été comptabilisés la veille de l’ouverture. Ils portaient sur les passes exposants, l’accès au montage, les arrivées et le stationnement. Ces questions de dernière minute sont celles qui mobilisent habituellement les équipes d’organisation, d’où l’intérêt d’un premier niveau de réponse automatisé.
Ce premier niveau de réponse ne vaut que s’il reste fiable à l’approche du jour J. La suite de l’analyse montre comment l’outil s’y prend.
IA et gestion des exposants : des réponses adaptées à chaque dossier
Eventflow cite un cas où l’assistant a repéré le plan de stand en retard d’un utilisateur. Il l’a distingué des tâches déjà terminées et l’a orienté vers l’action à accomplir. Deux utilisateurs posant la même question ont reçu des priorités différentes, selon leurs démarches restantes. L’assistant s’appuie donc sur l’état du dossier, et pas seulement sur une base de réponses génériques.
Lancé en mai 2026, l’outil repose sur Gemini et s’intègre à la plateforme existante, utilisée notamment par Goodwood, CloserStill Media et BIBA. Eventflow doit le présenter à l’espace consacré à l’IA d’IBTM World, à Barcelone, en novembre. Antonio Genziani, directeur commercial, souligne que chaque conversation aide l’éditeur à mieux cerner les besoins des exposants.
Cette adoption s’inscrit dans un mouvement plus large. Une étude sectorielle récente indique que 53 % des structures interrogées prévoient d’adopter des solutions d’IA, avec pour freins la qualité des données et l’interopérabilité des outils. Pour approfondir, vous pouvez consulter notre analyse sur l’IA au service de la planification événementielle ou encore sur les nouveaux standards d’exécution en agence.
Pour les organisateurs, l’enseignement est concret : un exposant en retard sur un document obtient plus vite la bonne information, et les équipes se concentrent sur les cas qui nécessitent un échange humain.
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