La gestion de temps figure parmi les principaux défis de tout professionnel de l'événementiel. Avec l'énorme quantité de tâches à exécuter, s'organiser n'est pas toujours évident. Même une équipe de plusieurs dizaines de personnes n'a pas un système infaillible lorsqu'il s'agit de timing. Cependant, rien n'est impossible ni irréversible. Vous pouvez encore améliorer vos pratiques.
Au fil des jours, vous remarquerez que des habitudes simples font toute la différence en matière de gestion de temps dans l'événementiel. Tout est une question d'organisation et d'anticipation. Ainsi, votre travail deviendra aussi plus fluide et même plus facile parfois. Les professionnels de l'industrie figurent parmi les plus stressés et les plus occupés. Si vous en faites partie, les conseils suivants vous changeront la vie !
La gestion du temps en événementiel commence par la définition de vos objectifs
Avant de savoir “comment faire”, vous devez déterminer “où vous allez”. Définissez clairement vos objectifs et gardez-les à l'esprit tout au long de votre processus de planification. La gestion de temps vous sera plus simple si vous n'êtes pas éparpillé dans votre projet événementiel. Mettez toujours les aspects les plus importants en avant. Assurez-vous de vous engager dans des activités qui vous aident à atteindre vos objectifs. Toute tâche qui n'y correspond pas directement peut potentiellement vous faire perdre un temps précieux.
Planifiez à l'avance et anticipez l'inconnu
Minimisez le stress quotidien en ayant une idée claire de ce qui doit être fait au jour le jour. Prenez quelques instants en fin de soirée, ou à la première heure du matin, pour planifier les tâches qui doivent absolument être accomplies avant la fin de la journée. Il est également impératif de laisser du temps libre pour les imprévus. Les surprises sont incontournables lorsqu'il s'agit de gestion de temps dans l'événementiel. Soyez prêt à agir face aux urgences éventuelles.
Déléguez pour de meilleurs résultats
Nous le répétons souvent : un événement ne se réalise pas seul. L'événementiel est un sport d'équipe et la gestion du temps figure parmi les principales stratégies. Chacun doit se sentir utile à chaque étape de l'organisation. Au lieu de porter seul le fardeau sur vos épaules, favorisez les échanges et le partage : déléguez. Apprenez des autres et faites confiance en votre équipe. Voilà aussi une opportunité idéale pour mettre en avant vos qualités de leadership.
Utilisez votre temps à bon escient
Évitez les distractions. Ne perdez pas votre temps avec des activités qui ne vous permettent pas d'avancer. Au lieu de regarder toute une saison de votre série pendant une journée entière, pourquoi ne pas regarder un documentaire qui vous aidera dans vos tâches par exemple ? A la place d'un roman, un ouvrage sur la planification événementielle vous sera d'une grande aide. Attention, les hobbies sont importants, mais ils ne doivent pas prendre le dessus. Limitez votre temps de distraction et respectez-le. C'est une base fondamentale de la gestion de temps en événementiel. 1 h de télé, c'est 1 h, pas une minute de plus. Cela n'est pas facile, mais avancez petit à petit.
Prenez du temps pour vous
Cela peut paraître contradictoire avec le conseil précédent, mais pourtant, il le faut ! Nous parlons ici de vous déconnecter totalement de votre travail le temps de quelques minutes. Les planificateurs d'événements occupés ont tendance à travailler du lever au coucher du soleil. Pourtant, c'est l'une des premières failles de leur gestion de temps puisqu'ils travaillent dans l'événementiel.
Une pause-café, une promenade rapide l'après-midi ou une pause pour aller au gymnase, à vous de voir ce qui vous correspond le mieux. En travaillant trop, vous vous fatiguez rapidement aussi. Instaurez un équilibre dans votre fonctionnement.
N'ayez pas peur de dire non pour une meilleure gestion de votre temps en événementiel
En événementiel, la haute saison est la période pendant laquelle vous devez le plus avoir la main sur votre gestion de temps. Devenez des experts en priorisation. Fixez-vous des limites et n'allez pas au-delà. Cela signifie parfois dire non lorsque surgissent des situations qui pourraient éloigner d'autres tâches importantes et incontournables. Il vaut mieux refuser et assurer tous vos engagements que dire oui à tout le monde et ne rien faire convenablement.
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