Une mauvaise gestion de vos fournisseurs événementiels pourrait virer au cauchemar pour vous et vos clients. Imaginez que le traiteur oublie d’inclure le menu végétarien, que le fleuriste arrive avec les mauvaises fleurs et en plus elles sont à moitié fanées. Et si votre infographiste orthographie mal le nom de votre principal sponsor ? Vous devez effectuer un suivi au fur et à mesure de l’avancement de votre projet.
La gestion des fournisseurs événementiels ressemble un peu au contrôle de trafic aérien. Tous les avions vont quelque part et si vous ne les surveillez pas ainsi que leur trajectoire, vous risquez de vous retrouver avec des accidents. En événementiel, même si l’erreur ne vient pas directement de vous, vous restez le premier responsable en tant que planificateur. Si le chanteur donne une prestation médiocre, c’est vous qui n’avez pas contrôlé ses performances lors des répétitions. Pour que vous évitiez le pire, voici des conseils qui vous aideront à tout maîtriser.
Disposez du maximum d’informations sur vos fournisseurs
Alors que les planificateurs d’événements sont ceux qui conçoivent l’événement, les fournisseurs sont ceux qui donnent vie à cette conception. Une bonne gestion des fournisseurs événementiels commence par le bon choix de ceux avec qui collaborer. Pour ce faire, passez assez de temps pour poser des questions et vous informer sur l’expérience et l’expertise des professionnels du marché. Voici quelques exemples d’informations à collecter : nom, adresse et coordonnées, domaine, prix, délais, politique de paiement, remises, couverture d’assurance. Prenez également connaissance de la politique de remboursement ainsi que des types de licences et de permis dont ils disposent.
Cette liste vous servira lorsque vous aurez à faire un choix. Mettez-le à jour à chaque projet. Une fois que vous aurez sélectionné les fournisseurs avec qui vous allez collaborer, il faudra mettre par écrit les livrables attendus. Soit vous émettez un cahier de charge, soit le fournisseur vous donne une proposition et/ou un devis. En tout cas, voici les éléments qui doivent être précisés :
- Description complète du service
- Description de l’équipement à fournir
- Liste des services supplémentaires que le fournisseur fournira, le cas échéant
- Description des coûts et conditions de paiement
- Informations de planification
- Preuve d’assurance, de cautionnement et d’autres pratiques de gestion des risques
- Liste des besoins du fournisseur (eau, électricité, etc.)
Les bases de la gestion des fournisseurs événementiels
Pour une gestion de fournisseurs événementiels efficace, pensez à long terme. Les relations que vous entretenez avec eux doivent être conçues pour durer. En vous concentrant sur cela, vous facilitez une véritable collaboration. Ainsi, vous saurez que vous avez des partenaires commerciaux sur lesquels vous pouvez compter. Ce qui fluidifiera votre travail à l’avenir.
Conclure un contrat gagnant/gagnant
Une relation à long terme devra être mutuellement bénéfique. Prenez le temps de trouver des solutions qui sont bonnes pour les deux parties avant de signer ce contrat. N’oubliez pas non plus de réellement écouter les besoins de votre fournisseur. Donnez autant que vous recevez. Plus vous entretenez la collaboration, mieux il fera de son mieux pour vous satisfaire.
La communication est la base de la gestion des fournisseurs événementiels
Que ce soit sur les meilleures idées ou les critiques constructives, vous devez jouer la transparence dans votre gestion de fournisseurs événementiels. Mais cela s’applique dans les deux sens. Demandez à votre fournisseur de vous faire part de ses commentaires. Obtenez son avis sur la façon dont il pense que les choses pourraient être améliorées. C’est ainsi que vous mettrez en place une relation durable. L’écoute active est primordiale pour y aboutir.
Impliquer les fournisseurs dans les étapes de planification
Considérez les fournisseurs comme des partenaires et non comme des personnes qui répondent à vos besoins. Une fois cela fait, vous réaliserez qu’ils possèdent une quantité considérable de connaissances et de compétences qui pourraient vous aider. Ils sont de véritables atouts pour vous aider à planifier et produire des événements réussis. Ainsi, les impliquer dans la phase de planification s’inclut aussi dans la bonne gestion de vos fournisseurs événementiels.
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