Certains planificateurs reprennent juste leurs événements là où ils étaient avant Covid en se référant aux mêmes contrats établis avec les lieux et autres prestataires. Pourtant, la pandémie a apporté une vague de changements importants qui doivent être considérés à la loupe. Vérifiez chaque clause afin de vous assurer que tout corresponde encore avec les réalités actuelles de l’industrie.
Ne sous-estimez pas l’importance des contrats que vous signez avec les lieux événementiels avec lesquels vous travaillez. Cela implique aussi bien les hôtels que les centres de congrès ou encore les salles de réunions privées. Voici les conseils à suivre afin de ne rien laisser au hasard et de tenir votre événement en toute sérénité.
Quels éléments des contrats remettre en question avec les lieux qui collaborent avec vous ?
Commencez par réévaluer le nombre de public attendu. Passez en revue vos projections initiales et déterminez si elles restent les mêmes ou non. Posez-vous les bonnes questions : vos participants pourront-ils faire le voyage ? Préfèreront-ils assister en direct ou en virtuel ? Tenez compte des tendances du secteur, mais aussi des conditions de voyage. S’il y a des changements à apporter, apportez-les à vos contrats avec les lieux et les prestataires. Il faudra peut-être prévoir moins de chambres ou même une salle plus petite.
Les contrats ne concernent pas uniquement les modifications de votre côté, mais aussi de la part des lieux concernés. L’adresse choisie peut-elle fonctionner comme prévu ? La pénurie de main-d’œuvre, les problèmes d’approvisionnement peuvent rendre des services disponibles à la signature indisponibles. Mettez la situation au clair avec les responsables. Il se peut qu’ils ne puissent pas assurer le service traiteur pour 250 personnes, mais uniquement pour 150 par exemple. Si l’espace événementiel manque de personnel, quels changements sont à prévoir ?
Les procédures Covid doivent impérativement figurer dans les contrats qui vous lient avec les lieux de votre événement. Vérifiez leurs politiques et comparez-les aux attentes de votre organisation. Sont-ils labellisés ? Leurs protocoles gardent-ils réellement vos invités et votre staff en sécurité ? Mettez-vous également d’accord sur les exigences de l’endroit en matière de masques, de vaccins ou de tests covid. Etudiez les impacts positifs et négatifs de tous ces aspects sur l’expérience client et agissez en conséquence. Traitez les éventuels conflits en amont.
Dans le même sens, vous auriez peut-être besoin de plus d’espace pour mettre en place vos mesures de sécurité et de santé Covid. Il sera aussi nécessaire de reconfigurer la salle pour permettre la distanciation sociale. Avec tous les changements qui impactent l’événementiel au cours des derniers mois, vos contrats avec les lieux de manifestations ne seront pas une exception.
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