Hybride, voilà un mot qui risque de faire partie de la nouvelle normalité. Tout se décline au virtuel à cause de la crise du coronavirus. Cela concerne aussi bien les réunions, les conférences que les concerts. Même les conventions d’entreprise et les team building se déroulent désormais online. Mais malgré cette situation, les gens ont déjà hâte de se retrouver en face à face.
Même si les acteurs de l’industrie souhaitent la reprise des événements physiques, le public, lui, reste perplexe quant à la sécurité. La meilleure manière de les rassurer est donc de proposer un format hybride. Le nombre de participants en direct est limité, mais l’événement est retransmis en direct via internet. Le virtuel a déjà pris sa place dans le secteur et il est là pour durer.
Comment être sûr de la valeur et de la cohérence du format hybride ?
Brian Lovett, chercheur postdoctoral à la Division des sciences des plantes et des sols de l’Université de Virginie-Occidentale, émet son avis. “La technologie sophistiquée doit être mise à profit pour rapprocher efficacement les domaines hors et en ligne.” Il soutient qu’il y a de la place pour des changements plus audacieux qui ouvrent la porte à plus de participants. A savoir que l’événement hybride n’essaye pas simplement de transformer ce qui a été fait en vidéoconférence.
Bien entendu, la coordination d’une conférence hybride implique un processus de planification différent des événements traditionnels. Les planificateurs doivent porter une attention particulière à leur public en ligne.
Les activités sociales impliquant un échantillon représentatif de participants en personne et virtuels peuvent garantir que tout le monde reste engagé tout au long de la session. C’est une manière d’offrir des opportunités de réseautage entre les deux publics. Une bonne plateforme de conférence virtuelle et une application sur site peuvent également fournir des fonctionnalités interactives.
Un personnel dédié doit être disponible pour guider les interactions et aider à franchir la fracture virtuelle. Un tel système offre un autre moyen de faire entendre la voix des participants virtuels et augmente les opportunités de réseautage.
L’un des avantages des conférences hybrides est la possibilité d’avoir une communication à la fois synchrone et asynchrone. Les réunions ne concernent plus seulement les conversations qui se déroulent sur le moment. Elles peuvent également inclure des activités avant et après la réunion. Ce qui est efficace pour encourager l’engagement tout au long du cycle de vie d’un événement hybride.
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