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Agence d’animation événementiel : laquelle choisir ?

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Si l’on considère la multitude d’aspects immatériels et matériels entourant l’organisation d’une rencontre ciblée, alors, les activités de l’agence d’animation événementiel constituent carrément un domaine de compétences en entier. Celui qui se vante d’avoir les compétences d’un expert en événementiel doit être sur tous les fronts. En effet, il est sociologue, psychologue, communicateur, expert en matière d’animation entreprise ou privée… Mais dans un marché aussi florissant, trouver ce bon partenaire en événementiel peut s’avérer complexe.

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Car effectivement, c’est un secteur qui ne connaît pas la crise, pas encore, avec d’une part,  un poids de plusieurs dizaines de milliards d’euros (65 milliards en 2017) toujours en croissance. D’autre part, on ne doit pas oublier  l’effectif se situant aujourd’hui à plus ou moins 500 agences… Alors comment être bon juge et partie dans le choix d’une agence de com. événementielle ?

Mais qu’est-ce qu’une bonne agence d’animation événementiel ?

Pour imaginer, concevoir, préparer, organiser et tirer le meilleur d’un lancement, d’un team building, d’un incentive, des animations événementielles enfants ou familiales, etc., il ne suffit pas de le vouloir. L’agence de communication événementielle doit avoir une excellente stratégie qui considère plusieurs angles en amont et en aval, dont au moins :

  • L’occasion ayant donné lieu à l’organisation à l’instar de lancement de marque ou de produit, d’un anniversaire, etc. Ou celle qui en est la cause comme le manque de dynamisme du personnel, une envie de récompenser, etc.
  • Le ou les objectifs de l’événement dont l’information du public, la promotion de membres de l’équipe, le raffermissent ou la formation du personnel, etc.
  • Le contenu : les activités, les informations, les animations, etc.
  • Le moyen technique à l’exemple de la décoration.
  • Le moyen matériel de l’event agence.
  • Le personnel de maîtrise, autrement dit, ceux qui chapeautent le programme.
  • Les artistes ou animateurs événementiels dont les chanteurs et chanteuses événementiel, les magiciens et DJ, etc.
  • Le feed-back pour s’assurer d’un résultat palpable… ou non.

Sachant qu’une entreprise et encore moins un foyer ne dispose pas forcément d’un expert en événementiel, une bonne agence événementielle se doit d’être le partenaire parfait. Il est non seulement à l’écoute de son client, mais il est surtout force de proposition et de conseils. Il est donc à même de connaître le client (entreprise ou particulier), ses souhaits, ses attentes, etc.

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Pour trouver ce type d’organisateurs événementiels, il faut mettre en place un processus de sélection, pouvant se reposer sur des paramètres usuels en matière de choix de services.

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De par ces différentes considérations, en tant que « maître d’ouvrage », vous pouvez déjà vous permettre d’avoir des exigences, et d’appliquer ceux-ci judicieusement dans la sélection. On parle alors de différents critères de choix principaux.

L’expertise : premier facteur de choix

Il s’agit avant tout de mettre la main sur une liste de professionnels confirmés en événementiel, parmi lesquels se trouvera le plus expérimenté. Effectivement, dans ce métier et cette activité, c’est avant tout l’expérience qui distingue le bon grain de l’ivraie. Or, il est évident que toutes les entités expertes de l’événementiel ont eu leur propre parcours dans l’acquisition du savoir-faire dans le domaine. Alors l’expérience ne correspond souvent plus, du moins pas uniquement, au nombre d’années d’immersion dans le milieu. C’est plutôt le nombre d’événements organisés qui compte. Il faut donc s’assurer d’avoir sous les yeux les indices d’une telle prouesse, à savoir, les preuves de réalisations.

L’innovation : un autre critère de filtrage

L’event agence est une entreprise de communication et événementielle qui se réinvente à chaque organisation. Cette démarche est adoptée, non seulement pour être performante dans son marché, face à une concurrence montante. Mais  surtout elle permet de proposer quelque chose de toujours plus surprenant, plus captivant… afin de créer l’événement idéal. A noter cependant que la nouveauté ne se recherche pas forcément dans le concept, mais surtout dans le contenu de l’événement. La seule bonne animation événementielle innovante peut l’emporter sur les autres spécificités de l’organisation comme le design des lieux, le timing, etc.

Préparatif et moyens : à la base de la bonne organisation

… et à la clé, de bons résultats ou un bel impact sur l’assistance ou les collaborateurs. Même, ou peut-être surtout pour des animations événementielles pour enfants, la maîtrise des événements est un des clés de leur réussite. Dans cette démarche qualitative, l’agence d’animation événementiel à adopter, doit avoir des choix de contenus pertinents. Pour le savoir, il faut se référer bien sûr sur ses réalisations, mais encore se baser sur une présentation claire et précise du projet événementiel à mettre en œuvre.

D’autres aspects attenants et qu’il peut être difficile de définir d’emblée sont inclus dans l’étape de sélection d’agences événementielles, toujours sur la base du critère organisationnel. On peut citer le côté logistique et matériel. Une agence artistique et animation se doit surtout d’être à la mesure des toutes les attentes. A ce propos on parle de l’utilisation optimisée de matériel, de qualité d’offre audiovisuelle, d’efficacité des prestataires, etc. Un bon nombre d’agences peuvent aujourd’hui présenter des listes de collaborateurs sur lesquelles on peut aussi se baser pour qualifier l’agence. A cet effet, on peut citer l’artiste et la chanteuse événementiel, le service traiteur, le DJ, etc.

Maîtrise du budget

Parmi les critères phares prouvant le sérieux et le professionnalisme d’une agence d’animation événementiel innovante, la faculté de mener une excellente gestion du budget est fondamentale. Sur cette base, l’agence s’entend comme un partenaire enclin à la transparence, tout en étant méticuleux dans la définition des dépenses. Ces dernières  vont des prix du matériel et des honoraires des animateurs, à la marge bénéficiaire de l’entreprise événementielle ! Lors des phases de négociation, il est important d’analyser ce côté gestionnaire de l’agence.

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