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Tout savoir sur l’organisateur d’événementiel à Bordeaux

Quel est son statut, et en quoi consiste d’être un organisateur en évènementiel à Bordeaux ? Quelles différences avec une entreprise, une agence, ou une conciergerie événementielle ? En l’occurrence, l’organisateur événementiel ou event planner, comme son nom l’indique, est le principal acteur qui donne lieu à la réalisation de tout projet d’événementiel.

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L’univers de l’événementiel à Bordeaux concerne un vaste panel de milieux, touchant les particuliers, les entreprises, les établissements publics, les associations et autres entités morales… Il s’étend et se diversifie également de plus en plus, nécessitant néanmoins l’entrée en jeu de divers acteurs efficaces. Ces derniers se chargent aussi bien de la conception que la réalisation des événements. Côté professionnels événementiels justement, les entreprises (unipersonnelles, PME, ITE…) se comptent aujourd’hui par millier.

Qu’est-ce qu’un organisateur événementiel à Bordeaux ?

L’organisateur événementiel à Bordeaux intervient dans un vaste domaine d’activités. Dans celui-ci   une multitude de professionnels de la communication, du marketing et de l’événementiel proprement dit, s’active. L’organisateur événementiel est le pivot de toute organisation, puisqu’il prend tout en main de A à Z.

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Statut professionnel de l’organisateur événementiel

Il existe différents type d’organisateur événementiel à Bordeaux. D’abord, il peut s’agir d’un membre de la famille auquel l’initiateur ou le titulaire de la rencontre a confié la tâche de l’organisation d’un mariage, d’une fête d’anniversaire, etc. Il peut ensuite s’agir d’un salarié que le dirigeant de la société a désigné pour la mise en œuvre d’un team building, d’une soirée entre employés, etc. Mais en réalité, il s’agit d’un métier que s’attribuent trois catégories de pros en événementiel. Ce sont :

  • L’organisateur événementiel indépendant qui est un auto-entrepreneur. Il offre des services de consultance ou prend en main toute l’organisation d’un événement.
  • L’agence d’événementiel ou agence de communication événementielle qui est une entreprise dans laquelle plusieurs techniciens collaborent.
  • La conciergerie événementielle qui est également une entreprise. Elle a généralement des capacités et une influence plus importantes que celles d’une agence en événementiel.

Rôles de l’organisateur d’événementiel à Bordeaux

Le champ d’action d’une société d’organisation d’événements est pour le moins, vaste. L’organisateur d’événementiel à Bordeaux peut travailler comme un consultant, pour conseiller un dirigeant d’entreprise dans la conception d’un événement interne ou une action marketing efficace. Il a aussi pour rôle de diriger un particulier dans l’organisation d’un événement familial. L’organisateur indépendant ou l’agence événementielle peut aussi en être le chef d’orchestre, ou prendre en charge une partie de l’organisation. Il veille au respect et à la réalisation du cahier des charges. En outre, l’entreprise d’événementiel peut aussi se voir attribuer un rôle d’évaluateur, notamment en étudiant l’issue et l’impact d’un événement corporate et en visualisant la réalisation d’un projet futur.

Missions de l’organisateur évènementiel

En général, l’agence ou le consultant en événementiel dispose d’une immense responsabilité, sachant qu’il est le garant de la qualité de l’événement et des prestations y afférentes. Ses attributions sont nombreuses dans ce cadre. On peut en citer les principales dont :

  • La conception d’événements corporate ou pour les particuliers. L’organisateur se charge de la définition d’objectifs, du choix de thème selon la finalité de l’événement…
  • L’établissement du cahier des charges et planification.
  • Le contact avec les partenaires.
  • Le contact avec les prestataires dont l’animateur événementiel, les artistes, les techniciens lumière et son, le traiteur événementiel, l’agence d’hôtesses et sécurité…
  • La mise en œuvre du plan événementiel.
  • Le suivi et mise en œuvre de plans B.
  • Le feedback…

Les entreprises d’événementiel de Bordeaux peuvent s’occuper de l’intégralité de ces tâches. Mais elles peuvent également être amenées à ne prendre en charge que les initiatives essentielles (conception, planification et organisation). En tout cas, il convient de bien évaluer les compétences et les possibilités en matière de conception et de réalisation de l’organisateur ou agence événementielle de Bordeaux à engager. Ce qui va permettre de garantir une mise en œuvre de qualité, d’une rencontre familiale ou d’un événement d’entreprise à Bordeaux.

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A qui confier l’organisation d’événementiel à Bordeaux ?

Un mariage, un anniversaire, un séminaire à Bordeaux ou tout autre type d’événements est une affaire complexe à tous les coups. Il n’est pas permis d’en confier la réalisation à tout organisateur événementiel de Bordeaux qui se présente à soi. Il convient de bien évaluer chaque pro, avant de décider. Ce, que l’on parle d’un organisateur freelance spécialiste du mariage ou des événements pour enfants. Il en est de même pour une entreprise événementielle de mode et luxe ou d’une agence de communication sport de Bordeaux. En analysant les réalisations des entreprises d’événementiel, une liste de critères est à privilégier dans le choix de l’organisateur :

Un bon relationnel, d’enthousiasme et de flexibilité

La présence dans son portfolio d’images et de documents attestant de sa bonne relation avec tout type de clients et prestataires, prouve de l’intelligence sociale de l’organisateur. Il s’agit des sociétés, des particuliers, d’associations, d’établissements publics, etc., pour le premier type. Quant au second, ce sont par exemple des animateurs, des financiers, etc. Par ailleurs, un bon organisateur sera également plein d’entrain et d’enthousiasme en phase d’entretien et de négociation, sans compter son sens aigu de l’écoute et du compromis.

Un excellent sens de l’organisation

Le métier de l’organisateur événementiel à Bordeaux exige une compétence en matière d’agencement, de programmation, de planification… L’entrepreneur événementiel doit pouvoir jongler entre une multitude de tâches sans perdre pied. Ce domaine ne tolère aucune marge d’erreur, sauf si l’organisateur prévoit des plans B efficaces. Il doit être prompt aux bonnes décisions. Débrouillardise, gestion de stress, bonne communication, sont ainsi des maîtres mots dans son travail.

En somme, en dehors d’une expérience prouvée dans le marketing et l’événementiel, l’organisateur d’événementiel à Bordeaux se doit d’en avoir la passion. Il doit prouver à son interlocuteur la volonté et le plaisir de proposer des solutions événementielles de haut niveau. Il doit avoir comme objectif de sortir un plan événementiel promis d’être efficace et susceptible de donner de gros impacts positifs sur le public. Pour ce faire, il devra présenter des moyens intellectuels, techniques, matériels et humains rassurants.

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