Swallow Events a dévoilé une nouvelle plateforme destinée aux organisateurs d’événements. L’outil se concentre sur un enjeu très concret : la gestion des stands food et retail.
Cette solution regroupe plusieurs fonctions dans un seul environnement. Les organisateurs événementielles peuvent gérer les appels d’offres, les contrats et les documents administratifs au même endroit. L’équipe a d’abord utilisé cet outil en interne. Elle ouvre désormais la plateforme à d’autres organisateurs.
Une plateforme qui organise la sélection des opérateurs
La gestion des stands reste souvent complexe pour les équipes événementielles. Les organisateurs utilisent encore des tableurs pour suivre les candidatures. Ils échangent ensuite de nombreux e-mails avec les opérateurs. Les contrats circulent sous forme de documents attachés. Cette organisation complique le suivi. Elle demande aussi beaucoup de temps aux équipes de production.
Swallow Events veut simplifier ce processus. La plateforme rassemble plusieurs étapes dans un même système. Les organisateurs peuvent lancer un appel d’offres. Ils peuvent aussi proposer des emplacements à tarif fixe. Un système d’enchères permet également d’attribuer certains stands. Toutes ces actions se déroulent sur la même interface.
Cette approche place la gestion des opérateurs au centre du dispositif. De nombreuses applications événementielles privilégient plutôt la billetterie ou la gestion des visiteurs. Ici, l’outil se concentre d’abord sur les opérations liées aux stands.
Le fondateur Oli Thomas explique la logique du projet. L’équipe ne voulait pas créer une nouvelle solution de billetterie en ligne. Elle souhaitait plutôt réduire le désordre opérationnel lié aux traders.
Dans de nombreux événements, les équipes doivent gérer plusieurs dizaines d’opérateurs. Les validations s’enchaînent rapidement. Les informations circulent dans différents documents. Ce contexte crée souvent des erreurs ou des retards. La plateforme tente donc de structurer ce travail.
Contrats conformité et paiements dans un même environnement
La plateforme ne se limite pas à la sélection des stands. Elle regroupe aussi plusieurs tâches administratives importantes.
Les organisateurs peuvent générer les contrats directement dans l’outil. Ils peuvent également collecter les documents nécessaires à la conformité. Les opérateurs déposent leurs justificatifs sur la plateforme. Les équipes peuvent ensuite vérifier les dossiers plus facilement.
Dans la production d’événements, cette étape reste souvent sensible. Les organisateurs doivent vérifier les assurances, les autorisations et plusieurs documents réglementaires. Ces informations arrivent parfois tardivement. Les équipes passent alors beaucoup de temps à relancer les opérateurs. La plateforme cherche à rendre ce suivi plus clair.
Swallow Events indique aussi que la plateforme rassemble déjà un réseau important d’opérateurs. Plus de 5 000 opérateurs food et 3 000 opérateurs retail seraient présents dans l’écosystème. Pour les organisateurs, cette base peut faciliter le sourcing. Elle peut aussi aider à remplacer rapidement un opérateur en cas de désistement.
L’entreprise précise enfin son modèle économique. Les organisateurs ne paient pas de frais d’installation. Aucun abonnement n’est demandé. La plateforme applique un frais forfaitaire de quatre pour cent sur le billet acheteur.
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