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Déplacements professionnels : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Les déplacements professionnels font partie intégrante du quotidien de nombreuses entreprises. Ils sont souvent indispensables pour rencontrer des clients à l'étranger, participer à des séminaires internationaux ou travailler sur des sites différents.

Bien que les échanges virtuels se soient développés avec l'ère de la dématérialisation, elles ne peuvent pas remplacer totalement les interactions humaines et les interventions sur place. Cependant, organiser des déplacements professionnels engendre des responsabilités importantes pour les employeurs. En effet, pour limiter l'impact sur la vie privée et les finances personnelles des salariés, des obligations précises s'imposent aux dirigeants. Elles incluent la gestion des notes de frais, la prise en charge des repas et le respect des règles établies par le Code du travail. Il faut également se conformer aux politiques internes de l'entreprise. Une bonne connaissance de normes est donc indispensable pour garantir une gestion efficace et équitable de ces voyages. Découvrons les principales obligations de l'employeur en la matière.

Que dit le Code du Travail sur les déplacements professionnels ?

Le Code du travail encadre strictement les déplacements professionnels des salariés afin de garantir leur protection. Ceux-ci sont définis comme une mission effectuée hors du lieu de travail habituel, qu'il s'agisse de bureaux de l'entreprise ou du domicile pour les télétravailleurs. Ils sont réalisés à la demande de l'employeur et doivent être liés à l'activité professionnelle de l'employé.

La durée du voyage

La durée de ces voyages d'affaires peut varier. Cependant, il est essentiel de respecter certaines limites. Ainsi, un déplacement ne peut excéder 90 jours consécutifs par mission ou 180 jours par an à l'étranger. Si ces seuils sont dépassés, il s'agit alors d'une expatriation, nécessitant une modification du contrat de travail via un avenant.

Ces règles visent à protéger les salariés en assurant une gestion équitable et réglementée de leurs déplacements professionnels. Elles peuvent être complétées par des initiatives de l'entreprise pour faciliter au mieux l'exécution des missions de l'employé. Il est notamment possible de le rendre plus autonome en lui permettant de réserver lui-même ses trajets. En effet, le salarié est le seul à vraiment connaître les réalités sur le terrain et les moyens les plus efficaces pour contourner les difficultés. Il sait quels itinéraires éviter, quels modes de transport privilégier et comment optimiser son temps de déplacement vers le lieu de l'événement.

Une solution pratique est de fournir aux employés une carte bancaire collaborateur. Elle leur permet de gérer directement leurs dépenses liées aux voyages d'affaires. Non seulement elle facilite la logistique, mais elle favorise également un gain de temps considérable et une amélioration de la satisfaction des salariés. Il s'agit d'une mesure effective pour affronter efficacement les imprévus et réduire les retards. Vous pouvez voir les avantages de la carte bancaire collaborateur dans cet article pour en savoir plus.

Les motifs valables pour un déplacement professionnel

Lorsqu'un employeur décide qu'un salarié doit se déplacer pour une mission professionnelle, la loi considère généralement que l'accord de l'employé est implicite. Pour bénéficier d'une dérogation, il faut que le contrat de travail n'en indique autrement. Concernant les motifs valables pour le voyage d'affaires, ils peuvent varier. Par exemple, un salarié peut être envoyé pour :

  • rencontrer des prospects ou des clients ;
  • effectuer une mission de dépannage ou de mise en service d'un équipement ;
  • suivre une formation professionnelle ;
  • participer à un séminaire, à un congrès ou à une convention ;
  • visiter un site d'exploitation ou un lieu de vente.

Même si ces déplacements ne sont pas spécifiquement mentionnés dans le contrat, ils sont souvent nécessaires et doivent être acceptés par le salarié. Cependant, pour les fonctions nécessitant des voyages fréquents, une clause de mobilité peut être incluse dans le contrat. Elle précise la zone géographique, la durée et la fréquence des déplacements. De plus, elle s'accompagne généralement d'une politique de voyage qui détaille les modalités de remboursement et les processus administratifs. Elle garantit ainsi une gestion plus transparente et équitable des voyages professionnels.

Quelles sont les 4 obligations de l'employeur pour tous les déplacements professionnels ?

Pour assurer la pérennité et la croissance de l'entreprise, il est parfois nécessaire d'envoyer des salariés en déplacement professionnel. Bien que ces missions ne soient pas systématiquement mentionnées dans le contrat de travail, elles engendrent des obligations précises pour l'employeur. Le but est de garantir le bon déroulement des voyages d'affaires. Voici les quatre responsabilités clés que l'entreprise doit respecter.

Prévenir les salariés en amont

Les salariés ne peuvent pas être envoyés en déplacement professionnel du jour au lendemain. Il est impératif pour les dirigeants de les prévenir suffisamment tôt pour leur permettre de s'organiser. Le délai de préavis fixé par la loi est de 48 heures minimum, mais il peut être prolongé en fonction de la durée et de la destination du voyage. Ainsi, les collaborateurs concernés peuvent se préparer tant sur le plan professionnel que personnel. Ils ont notamment le temps de prévoir la garde des enfants, la surveillance de leur domicile ou la délégation de certaines tâches au sein de l'entreprise. Une organisation rigoureuse contribue à la réussite du déplacement professionnel.

Considérer le trajet comme temps de travail effectif

Il est souvent source de confusion de savoir si le temps de trajet doit être considéré comme du temps de travail. Selon l'article L3121-1 du Code du travail, le temps de travail effectif est « le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer à des occupations personnelles ». Par conséquent, le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n'est pas considéré comme du temps de travail effectif. De même, si le trajet entre le domicile et un lieu de travail inhabituel est équivalent, il ne donne droit à aucune compensation. Cependant, si ce trajet est plus long, l'entreprise doit indemniser le salarié en heures supplémentaires ou en repos compensateur.

Une convention collective peut préciser les modalités d'indemnisation des temps de trajet pour chaque secteur d'activité. En l'absence de convention, c'est à l'employeur, après consultation du CSE, de déterminer ces modalités. Il doit alors s'appuyer sur la politique de voyage de l'entreprise.

Assurer la des salariés

La sécurité et la santé des salariés sont une priorité, même lorsqu'ils sont en déplacement professionnel. Cette responsabilité s'étend aussi bien aux heures travaillées qu'aux heures non travaillées pendant le voyage. L'employeur doit choisir des moyens de transport adaptés à l'état de santé et au confort du salarié. Il a aussi l'obligation d'éviter toute prise de risque. De plus, une procédure claire doit être en place en cas de problème ou de nécessité de rapatriement. Si la sécurité du salarié n'est pas garantie, celui-ci peut légitimement refuser ou interrompre la mission en invoquant son droit de retrait.

Garantir le remboursement des frais engagés

Les déplacements professionnels entraînent des dépenses supplémentaires pour les salariés, telles que les frais de transport, de repas et d'hébergement. L'employeur est tenu de rembourser ces frais. Deux méthodes de remboursement sont possibles : au réel, sur présentation des justificatifs, ou au forfait, via une prime de déplacement basée sur les barèmes de l'Urssaf. Le salarié dispose de trois ans pour fournir les pièces justificatives nécessaires. Le remboursement des frais doit alors être effectué dans un délai raisonnable, généralement conseillé d'un mois, pour garantir la satisfaction et le bien-être des employés.

Ces obligations visent à encadrer et à faciliter les déplacements professionnels tout en assurant le respect des droits des salariés. Une bonne gestion de ces voyages contribue non seulement à la réussite des missions, mais aussi au maintien de relations de travail harmonieuses et productives.

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