Quelle manière plus élégante que de clore un événement par une soirée de gala ? Animation, tenues formelles, décor fastueux et boissons millésimées… cette cérémonieuse réception s'organise souvent en l'honneur de l'accomplissement d'un projet important. La soirée de gala symbolise le franchissement d'une étape ou le couronnement d'un succès. Il s'agit donc d'un “after work” haut de gamme organisé pour marquer les mémoires par rapport à une réussite professionnelle. Comment rendre ce format événementiel aussi festif que mémorable ? Quid du service et de l'animation ?
Quand organiser une soirée de gala ?
On a souvent tendance à attribuer à la soirée de gala ce caractère huppé qui en fait une fête exclusive à l'image des soirées mondaines. La soirée de gala est simplement un événement d'entreprise regroupant plusieurs professionnels. Naturellement, au vu des dépenses qu'elle engage, personne n'est tenté d'organiser une telle soirée toutes les fins de semaines. La soirée de gala se mérite. Mais surtout, elle correspond à une période ou à une étape essentielle pour une entreprise.
Au terme d'un congrès, d'un événement ou lors de l'aboutissement d'un important projet, il s'agit de marquer le coup et d'en récompenser les différents acteurs. Cette fête peut aussi être l'occasion d'annoncer de futurs projets pour l'entreprise. Aussi, un gala suit un grand accomplissement, surtout s'il s'agit d'un travail d'équipe de longue haleine. On sabre ainsi le champagne pour trinquer à la réussite des différents collaborateurs. Lors d'un gala, on voit les choses en grand et on se délasse dans le chic et le luxe.
Choisir un lieu pour sa soirée de gala
Le choix du lieu est une étape essentielle. Il vous faut préalablement fixer le nombre de participants à votre soirée afin de trouver le lieu adapté. Vous ne voulez sûrement pas vous retrouver dans l'embarras par manque d'espace ou de places pour vos convives au jour J. Il est tout aussi important de choisir un thème pour votre fête. Une soirée à thème optimise l'image de marque de votre entreprise. De cette manière, vous pourrez sélectionner un cadre qui correspondra à l'esprit de la fête et au thème que vous souhaitez lui attribuer.
La réussite de cet événement se prévoit donc dès le choix de la destination. La problématique du thème est souvent abordée, mais l'essentiel consiste à trouver ce qui convient le plus avec l'image de l'entreprise, la célébration à laquelle vous voulez vous adonner. De même, lors de telles soirées, ne perdez pas de vue l'objectif premier : faire honneur aux invités. Prévoyez pour cela un lieu qui pourra répondre aux différents besoins en fonction du programme de la soirée.
Comment réussir sa soirée de gala ?
Devant de telles attentes, comment organiser efficacement une soirée de marque ? La première tâche consiste à trouver un thème, un concept, avec une fête encadrée par un programme bien précis. Commencez par définir les grandes priorités de votre soirée de gala : message à véhiculer, invités, discours importants etc. De même, prévoyez dès l'étape de la préparation l'issu et les retombées éventuelles de la fête, tant au niveau des invités que sur les audiences indirectes (médias, partenaires, prospects, etc). Restez créatif afin d'identifier les meilleures idées qui rendront votre soirée singulière et mémorable.
La touche de personnalisation (décor, animation, services) est toujours une excellente initiative. Quant aux attentes de vos invités, prévoyez une soirée qui leur ressemblent. Au niveau de l'animation, misez sur l'originalité et la variété. Inutile de préciser que les participants à un gala ne sont pas toujours de la même génération. Les seniors ne pourront pas danser pendant plusieurs heures sans prendre une pause. Engagez si possible un traiteur haut de gamme et prévoyez des boissons à proposer à toutes heures. De même, conviez des animateurs professionnels à votre fête. Avec ces quelques idées de base, vous pourrez vous attaquer en toute sérénité à l'organisation de votre soirée de gala.
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