L'événementiel exercé en télétravail n'est pas une pratique évidente. En effet, ce domaine met souvent en avant le face à face, la communication directe. Pourtant, avec les circonstances liées au Coronavirus, des mesures s'imposent. Certaines entreprises ont penché pour le chômage partiel. Pour certaines, cette solution n'est pas envisageable. Elles préfèrent alors maintenir le cap, même en travaillant depuis le domicile.
Comment les tâches à exécuter dans le milieu événementiel peuvent se faire en télétravail ? D'abord, est-ce que ce domaine est compatible avec ce mode de travail ? Il est normal d'avoir des doutes lorsqu'un changement s'impose dans notre pratique quotidienne. De plus, cela s'intensifie lorsque le changement en question n'est pas évident pour notre domaine d'exercice. Gardez votre calme, restez chez vous pour vous protéger. Cela ne vous empêchera point d'être productif.
Organiser son équipe pour l'événementiel en télétravail
Le travail d'équipe est une des bases fondamentales dans l'organisation d'un événement. Même lorsque l'événementiel devient une activité en télétravail, cela ne change pas. Il sera peut-être plus compliqué de communiquer avec vos collaborateurs, mais heureusement, internet est là !
Choisissez une plateforme en ligne pour garder le contact. De préférence, optez pour un dispositif dédié aux échanges professionnels. Ainsi, vous ne risquez pas d'avoir des surprises dérangeantes par fausse manipulation. Il y aura plus de facilité pour distinguer les informations qui entrent.
Vous pouvez créer des groupes privés pour chaque service de votre agence afin d'établir un meilleur équilibre de la communication. Au début, prenez le temps d'expliquer à vos collaborateurs l'utilisation de la plateforme. Donnez le maximum d'informations sur le mode de travail. Mais surtout, gardez l'ambiance chaleureuse de votre bureau. De temps en temps, échangez des blagues, changez de discussion en dehors des sujets professionnels, etc.
Gérer les clients de l'événementiel en télétravail
Aussi bien en interne qu'en externe, la règle demeure la même : ne cessez pas de communiquer. Vous allez sûrement recevoir beaucoup de mails sur les termes de votre collaboration avec vos partenaires. Vos comptes professionnels sur les réseaux sociaux vont être remplis de questions des participants à votre événement.
Rassurez-vous, vous pourrez gérer tout cela, même depuis chez vous. Si vous aviez l'habitude de discuter de vive voix avec certains clients, ne changez pas cette habitude. Vous avez le téléphone, mais aussi toute une panoplie de site pour une vidéoconférence ou un simple appel pro. Grâce à la technologie, vous pouvez même organiser une réunion en ligne pour mettre au clair toutes les informations dont vos clients ont besoin.
Avec le télétravail, les réseaux sociaux deviennent le meilleur allié de l'événementiel. Grâce à eux, vous pouvez montrer la force de votre entreprise à combattre cette crise. Continuez à diffuser des informations utiles par rapport à votre projet, mais surtout sur la situation actuelle. N'hésitez pas à parler de l'avenir, le positivisme est d'une grande aide pendant la crise.
Le timing : un point crucial de l'organisation
La planification est indissociable de l'événementiel, même en télétravail. Établissez un timing au préalable. Toute votre équipe doit s'y conformer afin d'assurer la continuité de vos projets. “Mais il n'y a rien à faire !”, dites-vous ? Ce n'est pas parce que les événements sont annulés que c'est obligatoirement le cas.
Voilà le moment idéal pour discuter des points à améliorer dans votre mode de travail, votre organisation. Encore mieux, vous pourriez créer le meilleur des concepts pendant ce temps. Tout le monde est bien installé chez lui, bien au chaud, sans stress, toutes les conditions sont réunies pour les meilleures idées !
Ainsi, adaptez vos outils de gestion avec ceux que vous pouvez utiliser en ligne. N'hésitez pas à soumettre des deadlines comme vous l'avez toujours fait. Suivez l'évolution des tâches. En bref, gardez votre rythme de travail. Dites-vous qu'il n'y a que l'endroit qui est différent.
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