La gestion de la file d'attente demeure l'une des éternelles problématiques d'un grand événement. Même avec l'expérience, les mauvaises surprises peuvent entraver les plans. Voilà pourquoi il ne faut pas se suffire d'un plan B, mais en avoir le maximum possible. C'est également la raison pour laquelle la maîtrise de votre billetterie en amont est essentielle.
Notons que la gestion de la file d'attente ne concerne pas uniquement l'entrée à votre événement. Les différents espaces d'achats : restauration, kiosques à goodies, etc. ainsi que les toilettes en font aussi partie. D'ailleurs, selon Eventbrite, des recherches affirment que 45 % des participants ont préféré abandonner leur achat à cause de la file et l'attente trop longues. Pour les planificateurs, ce n'est aucunement une bonne nouvelle. Mais cela peut être un nouveau défi à relever pour vous et votre équipe. De plus, nous vous donnons nos meilleurs conseils pour y aboutir.
Installez plus de toilettes !
Les planificateurs ont tendance à l'oublier, mais la gestion de la file d'attente des toilettes est très importante au cours d'un événement. Il ne suffit pas d'installer 2 cabines alors que vous estimez votre nombre de public à une centaine. Les toilettes sont un bon investissement lorsqu'il s'agit de réduire le temps d'attente et fluidifier les accès. Au cas où vous vendez ou servez des boissons alcoolisées, augmentez le nombre de toilettes disponibles de 15 à 20 %.
Mais la quantité ne suffit pas. Pensez à disposer les cabines à des endroits propices. En même temps, voyez également le côté pratique de vos installations. Une option consiste à passer des pots portatifs aux toilettes sous vide – des toilettes temporaires à chasse d'eau. Lorsque la porte d'une toilette se ferme, une lumière s'allume à l'intérieur pour aider les utilisateurs à voir. Plutôt que d'essayer d'utiliser leur téléphone portable comme lampe de poche, les participants ont les deux mains disponibles pour entrer et sortir rapidement. Ce qui fera avancer la file plus vite.
La gestion de la file d'attente de votre événement dépend de votre système de check-in
Pour un grand événement, nous vous conseillons fortement de désigner au moins 2 entrées. Vous aurez plus de facilité dans la gestion de la file d'attente de votre événement dans ce cas. L'attente sera moins longue pour le public. De votre côté, vous pouvez vous préparer aux variations du flux de foule en examinant l'aménagement du lieu et la provenance de vos invités. N'oubliez pas d'attribuer des points d'accès spécifiques pour les différents billets : premium, VIP, etc. Pensez-y à l'avance.
Dans le même sens, pour chaque entrée, mettez en place plusieurs voies de numérisation de billets. Plus vous avez de voies, plus vite vous pourrez amener les participants à votre événement, tout en proposant un temps d'attente acceptable. Pour déterminer le nombre de voies idéal, vérifiez le nombre de participants que vous aurez par rapport à un temps d'attente cible que vous imposerez. 30 minutes sont généralement raisonnables pour un très grand événement. Puis, prévoyez plus de voies que vous ne pensez en avoir besoin. Notez également qu'avoir une technologie efficace vous aidera fortement dans la gestion de la file d'attente à votre événement. Explorez les possibilités avec les billets par codes QR et les scanners s'y afférant.
Communiquez sur la gestion de la file d'attente de votre événement !
Que ce soit avant, pendant ou après l'événement, une communication efficace assure la gestion de la file d'attente. Grâce aux réseaux sociaux, vous pouvez préparer vos invités à l'organisation que vous avez mise en place. Tenez-les informés. Dites-leur à quelle heure ils doivent arriver sur le site, donnez-leur une carte du site, informez-les du parking disponible, ainsi que tout autre détail important.
Au sein de l'espace de l'événement, mettez en place des signalisations claires. Ainsi, dès qu'une voiture arrive, le conducteur saura où se diriger pour avoir une place de parking par exemple. Mettez bien en évidence les différents types d'entrées en fonction des billets pour que personne ne se perde. Avec les bonnes signalisations, chacun sait où il doit aller. Ainsi, il y aura moins de confusion et l'attente sera plus courte pour tout le monde.
Et la sortie ?
La gestion de la file d'attente d'un événement ne s'arrête pas au moment où tout le monde a pris place. Au clap de fin, tout le monde voudra sortir au plus vite. Ce qui cause parfois un désordre colossal. Ouvrez tout, supprimez toutes les barrières et les voies et assurez-vous que les gens peuvent partir en masse sans avoir à se faufiler dans des espaces étroits. Il est essentiel qu'il y ait le maximum de passages larges disponibles.
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