Vous venez de vous voir confier la mission de planifier une réunion importante et vous vous sentez un peu dépassé ? Pas de panique ! Je comprends parfaitement cette sensation. La planification d’événements professionnels est un art qui s’apprend, et les erreurs de débutant sont plus courantes qu’on ne le pense. Dans cet article, découvrons ensemble les pièges à éviter absolument pour que cette expérience soit une réussite.
L’expertise juridique est une nécessité souvent négligée lors de la planification
La première erreur que commettent fréquemment les nouveaux planificateurs est de sous-estimer l’importance des aspects juridiques. En effet, les contrats liés aux événements comportent des clauses spécifiques qui peuvent avoir d’énormes conséquences financières. Prenez ce cas de figure : vous deviez annuler votre réunion à la dernière minute en raison d’intempéries importantes. Sans une clause de force majeure bien rédigée, votre entreprise pourrait se retrouver avec des pénalités exorbitantes.
Comme le souligne Diane Devitt, ancienne professeure au Centre d’Hospitalité Jonathan M. Tisch de l’Université de New York : « Si l’on vous confie la responsabilité d’une réunion, vous devez la prendre très au sérieux ». C’est ce qui est inscrit dans son article intitulé « Comment organiser une réunion efficace » publié sur le site de la Harvard Business Review France. Elle insiste sur le fait que de nombreux dirigeants ne saisissent pas la complexité de cette tâche qui va bien au-delà de l’organisation d’un simple dîner entre amis.
Mon conseil ? Faites systématiquement réviser vos contrats par un avocat spécialisé. Si votre entreprise n’en a pas en interne, une simple recherche en ligne vous permettra d’en trouver plusieurs qui se spécialisent dans le domaine événementiel.
Connaître la valeur de votre business sera un atout de négociation
Par ailleurs, la deuxième erreur fréquente consiste à ne pas valoriser suffisamment le potentiel commercial que représente votre réunion pour les prestataires. Dans ce sens, en négligeant de partager des informations sur la valeur de votre business avec votre hôtel, vous laissez potentiellement beaucoup d’argent sur la table.
De ce fait, prenez le temps de recueillir des données sur les précédents événements de votre entreprise : combien ont dépensé les participants ? Combien ont prolongé leur séjour? Ces informations constituent des arguments de poids pour négocier des tarifs préférentiels.
Pensez également à la possibilité de regrouper plusieurs événements au sein d’un même établissement ou d’une même chaîne hôtelière. Pour les réunions récurrentes, envisagez de réserver plusieurs dates à l’avance afin d’obtenir des remises sur volume.
La sécurité, cet aspect souvent relégué au second plan
En outre, « Qu’est-ce qui pourrait mal se passer ? » C’est par cette question que Dianne Devitt recommande de commencer toute planification d’événement. Les rassemblements professionnels peuvent malheureusement être exposés à divers risques, des plus bénins aux plus graves.
Mais, pourtant, rares sont les organisateurs débutants qui pensent à rencontrer le directeur de la sécurité du lieu choisi. Cette démarche est cependant essentielle pour établir un protocole clair et une chaîne de commandement efficace en cas d’incident. Je vous recommande vivement d’intégrer cet aspect dès le début de votre planification, et non comme une simple formalité de dernière minute.
L’inclusivité doit être une obligation légale et morale lors de votre planification
D’autre part, saviez-vous qu’en France, la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées impose que tous les établissements recevant du public (ERP) soient accessibles à tous, quel que soit le type de handicap. Cette obligation couvre l’accès, la circulation intérieure et la réception des informations diffusées dans ces établissements. Cela implique des sièges adaptés, des lignes de vue dégagées, des options d’assistance auditive, et la possibilité de fournir des aménagements comme des interprètes.
Au-delà de l’aspect légal, il est crucial d’identifier à l’avance les besoins particuliers de chaque participant. Une simple négligence concernant les allergies alimentaires pourrait conduire l’un de vos invités tout droit à l’hôpital !
L’audiovisuel, ce détail qui peut tout gâcher
Enfin, ne sous-estimez jamais l’importance d’un système audiovisuel parfaitement fonctionnel. En effet, les problèmes techniques sont souvent les plus visibles et peuvent ruiner les moments forts de votre réunion. La connectivité Wi-Fi, l’acoustique de la salle, la présence de miroirs pouvant causer des reflets indésirables… Tant de facteurs peuvent affecter la qualité de votre présentation. Assurez-vous de disposer d’une équipe technique compétente, d’effectuer des tests préalables et surtout d’avoir un plan B en cas de défaillance.
Alors, quel aspect avez-vous trouvé important dans tout cela ? Dites-nous ce que vous pensez dans les commentaires, nous nous ferons un plaisir d’échanger avec vous !
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