Pari gagné pour la PCMA (Professional Convention Management Association), le Convening Leaders réunissait plus de 3 000 participants. Une expérience inhabituelle digne de l'ère Covid qui place l'association au rôle de guide dans cette période difficile. Elle qui n'a cessé de travailler d'arrache-pied tout au long de la crise pour que l'événementiel survive coûte que coûte.
Le PCMA Convening Leaders avait lieu du 11 au 15 janvier dernier. Covid oblige, il s'agissait principalement d'un événement virtuel. Néanmoins, dans plusieurs villes “hub”, les professionnels pouvaient vivre une expérience en personne tout en suivant la formation. D'ailleurs, un court spectacle musical se retransmettait en direct depuis Singapour, où 300 personnes étaient présentes. Un moment remarquable qui avait lieu avant une session générale.
Comment PCMA a-t-elle géré Convening Leaders ?
C'est à Las Vegas, sous l'expertise de Caesars Entertainment, que se tenait le PCMA Convening Leaders. Le géant de l'hôtellerie et du divertissement accueillait environ 74 participants pour l'occasion. En tout cas, il a rempli ses missions convenablement. Tinsley Flint, responsable des réunions chez Connect, a tenu à faire le voyage pour s'en assurer. Elle a déclaré vouloir voir comment Caesars maintenait les protocoles de sécurité tout en organisant un événement mémorable.
Convening Leaders a été retransmis en direct. La PCMA tenait à mélanger l'éducation et les opportunités commerciales au cours des 4 jours de l'événement. Une programmation reflétant la pandémie et les échos des manifestations de Black Lives Matter de l'été dernier était aussi fournie.
Organisation sécurisée, mais compliquée
L'organisation n'a pas été sans chamboulements. Au début de l'organisation, en novembre, 250 personnes pouvaient se trouver simultanément dans un espace. Un mois plus tard, le nombre tombe à 50 jusqu'au jour de l'événement.
Côté distanciation sociale, toutes les précautions étaient de la partie. Nombre de places limité aux tables rondes, tables personnelles dans les salons éducatifs, nombre réduit de passagers dans les bus de tourisme, en voilà quelques exemples.
Les participants, exceptionnellement, pouvaient répondre jusqu'à une semaine avant le rassemblement. Pendant ce temps, la PCMA modifiait le programme de son propre programme Convening Leaders à l'approche de l'heure.
Malgré, ou sans doute à cause de la pandémie, la PCMA connaît un nombre record de membres cette année. Les professionnels de l'événementiel cherchaient un moyen de rester connectés tout en étant physiquement séparés. L'organisation signale une augmentation du nombre de membres de la génération Z, indiquant que le contenu numérique est efficace.
Sherrif Karamat, PDG de PCMA, prédit que les rencontres en face à face reprendront au troisième ou quatrième trimestre, avec une reprise complète probable pour 2023. En attendant, les participants au Convening Leaders restent convaincus que les groupes peuvent se rencontrer en toute sécurité et de manière agréable pendant les événements.
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