L'organisation d'un événement n'est jamais à l'abri d'un dérapage de dernière minute. Nous vous dévoilons des astuces pour gérer les hausses de prix de dernière minute. C'est parti !
Lorsque vous apprenez que plusieurs fournisseurs doivent augmenter leurs prix quelques semaines avant votre événement, vous devez rapidement remanier certains éléments de l'événement pour respecter le budget. C'est ce qu'à fait l'équipe de planification du groupe Kenes, une agence d'événements internationaux basée à Genève, en Suisse.
Gérer les hausses de prix de dernière minute : essayez de faire respecter le budget
Le vice-président des comptes clients chez Kenes Group, Limor Cunia, explique qu'ils ont été prévenu des augmentations de prix par le biais d'un avis contractuel 9 semaines avant l'événement. Pour régler cet inconvénient, l'équipe de Cunia a entrepris de déterminer exactement ce que chaque fournisseur pouvait encore fournir pour les montants initialement prévus au budget.
Dans ce sens, ils ont renégocié avec les fournisseurs les services qui n'étaient pas essentiels. Ainsi, ils leur ont demandé d'assurer l'excellence de l'aspect éducatif de l'événement qui était au cœur de ce salon. A la suite de cette renégociation, certains des services ont été réduits ou annulés que ce soit pour l'audiovisuel, la restauration, la signalisation ou les décorations.
Gérer les hausses de prix de dernière minute : recrutez des volontaires
Ensuite, l'équipe a recruté 20 étudiants en médecine locaux en tant que volontaires pour soutenir l'équipe opérationnelle de 18 personnes sur place. Leur mission : aider à l'aménagement des espaces de réunion. En outre, ils devaient également faire d'autres tâches pour l'optimisation de l'utilisation de l'équipement audiovisuel, des accessoires et du décor.
En contrepartie, ils ont eu l'occasion de participer à quelques sessions éducatives. De plus, certains d'entre eux ont même pu présenter leurs recherches dans la zone des affiches du hall d'exposition.
Quelques conseils :
Pour gérer les hausses de prix de dernière minute lors d'organisations d'événements, vous devez :
- faire preuve de flexibilité et d'adaptabilité car nous continuerons à faire face à des conditions économiques volatiles
- inclure un pourcentage dans le budget pour les circonstances inconnues dès le début de la planification de l'événement,
- si vous préférez réduire les coûts dans une situation changeante, repensez à ce dans quoi vous avez historiquement investi pendant vos congrès et qui pourrait ne pas apporter une valeur ajoutée suffisante à votre mission,
- déplacer l'argent pour maintenir la qualité et garder les participants satisfaits dans les domaines les plus critiques.
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