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Comment coordonner plusieurs réunions sans personnel interne ?

coordonner réunion

Linda Hamilton, de Shionogi Inc., coordonne plus de 75 réunions par an sans personnel interne. Elle nous partage son point de vue en tant que planificatrice prolifique de l’industrie pharmaceutique pour réussir un tel exploit. Ses maîtres mots : transparence, confiance et persévérance.

Un prix pour avoir réussi à coordonner plusieurs réunions sans personnel interne

Linda Hamilton, HMCC, organisatrice principale de réunions pour Shionogi Inc. a remporté le cinquième prix annuel Trailblazer Award cette année pour ses réussites dans l’organisation d’événement. Elle est responsable de plus de 75 réunions par an, et sans autre personnel interne dédié à ce portefeuille de réunions. 

Pour y arriver, Hamilton collabore avec une poignée de planificateurs indépendants, des partenaires hôteliers et des sociétés de gestion de destinations. Ainsi, elle peut répondre absolument aux besoins de ses participants. De même, elle arrive à atteindre les objectifs de son équipe de direction.

Coordonner plusieurs réunions sans personnel interne : comment faire ?

Étant sans personnel interne, Hamilton s’occupe de plusieurs tâches : lancements de produits, réunions d’investigateurs cliniques, conseils consultatifs, de formations commerciales, réunions de cadres supérieurs et programmes d’incitation. Cette professionnelle arrive à organiser des événements accueillant entre 10 et 350 participants, en personne ou virtuellement. Pour elle, le plus important est la transparence entre elle, ses planificateurs et ses partenaires fournisseurs.

Relation avec les planificateurs indépendants :  

Hamilton prend le temps de les former et de les guider sur des éléments de réunion spécifiques. De cette manière, elle ne se soucie pas de tout gérer pour un programme donné. Dans cette démarche, tout le monde est gagnant. En effet, ces formations seront utiles pour ses planificateurs pour mieux réussir à l’avenir. 

Coordonner plusieurs réunions sans personnel interne : avoir une volonté de transparence

Hamilton est connue pour sa volonté de transparence. Elle l’applique aux hôteliers et aux autres fournisseurs avec lesquels elle travaille. Pour elle, afin de faire face à l’augmentation du coût des biens et des services, il est nécessaire d’être des partenaires et non des adversaires. Quand elle travaille avec un établissement hôtelier, elle aime que celui-ci soit transparent envers elle. S’il lui manque de personnel de première ligne ou de personnel d’entretien, par exemple, les responsables doivent le lui dire dès le départ pour qu’ensemble, ils cherchent des solutions. En ce qui concerne la nourriture et les boissons, Hamilton aime travailler avec des hôtels qui fassent en sorte que son équipe culinaire fasse preuve de créativité au-delà des standards et des produits de base.

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