Le salon virtuel : comment l’organiser et surtout le réussir ?

Au vu des circonstances actuelles, savoir organiser un salon virtuel représente un véritable atout. En tant que planificateur, vous avez de fortes chances d’obtenir des contrats en maîtrisant ce format. Même si certains points ressemblent au fonctionnement en direct, le format online requiert plus de rigueur. A part cela, convaincre les participants, les exposants et le public pour un tel renouveau représente aussi un véritable défi.

Le salon, qu’il soit virtuel ou non, attribue plusieurs valeurs ajoutées à l’image d’une entreprise. Sans oublier que ce type d’événement reçoit parfois des milliers de visiteurs, ce qui représente beaucoup dans la promotion de produits et services. De ce fait, il est important de suivre les étapes d’organisation à la lettre afin d’atteindre les objectifs escomptés. Ce guide vous dit tout !

Pourquoi organiser un salon virtuel ?

Dans le contexte actuel, la Covid-19 a contraint les planificateurs à annuler leurs événements. Certains préfèrent encore être optimistes et miser sur une date plus tard dans l’année. Cela concerne autant les manifestations de petite que de grande envergure, et ce, dans tous les pays atteints par cette pandémie. C’est donc là une bonne raison d’organiser un salon virtuel. Au lieu de complètement annuler, vous incitez vos participants à un tout nouveau format.

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Cependant, d’autres points positifs poussent les professionnels à se lancer dans ce nouveau concept. Le principal étant de se faire connaître. C’est un moyen original qui démontrera une certaine innovation dans les démarches de l’entreprise.

Dans ce sens, il est important de marquer les esprits. Osez miser sur les meilleures pratiques. Ainsi, parmi les étapes pour organiser votre salon virtuel, vous devriez trouver une idée de cadeau pour vos clients pour vous assurer qu’ils se souviennent de votre manifestation.

Quel type de salon peut-on organiser en virtuel ?

Lorsque vous décidez d’organiser un salon virtuel, vous devez d’abord vous questionner sur la faisabilité de ce projet. Cela commence par le concept même de l’événement. Voici trois catégories qu’il vous sera possible de réaliser en ligne. D’ailleurs, ce nouveau format pourrait bien être plus intéressant aux yeux de votre cible pour les manifestations suivantes :

Le salon virtuel de l’emploi

Organiser un salon virtuel de l’emploi permet à la fois aux recruteurs de trouver leur perle et aux demandeurs de trouver ce qu’il leur faut, sans bouger de chez eux. Chaque entreprise dispose d’un stand dédié. Les demandeurs d’emploi viennent solliciter l’organisation qu’ils souhaitent intégrer. Ils interagissent ensuite avec les responsables sur le même stand. Aussi, ils pourront avoir des informations supplémentaires sur les exposants grâce aux supports de communication : brochures numériques, vidéos de présentation, etc.

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Le salon virtuel d’affaires

Voici la meilleure idée pour promouvoir les relations B2B d’une organisation. Les entreprises exposent leurs offres et services à travers des stands. Les intéressés peuvent ensuite voir les vidéos de présentations et autres moyens disponibles afin de trouver leurs futurs partenaires. Organiser un salon virtuel permettra à tous les participants de renforcer leur stratégie de branding efficacement.

Le salon virtuel pour les étudiants

Les instituts de formation disposent d’un espace dédié sur la plateforme. Grâce à cela, ils peuvent interagir avec les étudiants du monde entier. Organiser un salon virtuel offre à ces derniers l’opportunité de découvrir un large panel de formations au niveau international. En seulement quelques heures devant leur ordinateur, ils découvriront les cultures, statuts académiques, activités internes et tant d’autres éléments utiles sur les établissements.

Étapes importantes dans l’organisation d’un salon virtuel

Vous commencez par imaginer le salon virtuel à organiser. De quel type s’agit-il ? Quel message souhaitez-vous faire passer ? Mais surtout fixez-vous des objectifs. Vous devez déjà avoir une image de ce que vous voulez mettre en œuvre. Une fois cela fait, concevez le projet dans les normes en rédigeant un dossier avec toutes les analyses requises : cible, durée, ressources, etc. Ensuite, vous passez à l’aspect pratique.

Avant l’événement

Une fois tout le concept établi, commencez à vous entourer des bonnes personnes. Cela commence par le prestataire qui vous fournira la plateforme ainsi que la modélisation de votre espace. Expliquez bien votre vision afin que vous puissiez travailler efficacement ensemble.

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Diffusez ensuite votre événement auprès des participants potentiels. Invitez ceux qui allaient exposer au cours de votre salon en direct. Le nouveau concept pourrait les intéresser. N’oubliez pas de souligner tous les points positifs additionnels de ce format en ligne.

Dans la même perspective de communication : attirez votre public. Organiser un salon virtuel nécessite une certaine maîtrise de l’environnement numérique connecté. Mailing, campagne sur les réseaux sociaux, utilisez toutes les ressources dont vous disposez.

Pendant l’événement

Dans la version en direct, il aurait suffi d’un animateur et d’un peu de musique pour mettre l’ambiance au sein de votre espace. En virtuel, garder l’engagement du public est plus compliqué.

Un moyen simple, mais efficace de plaire aux participants est de rédiger un email de confirmation qui ait réellement un intérêt. Par exemple, servez-vous en pour donner des informations supplémentaires essentielles à l’événement. Toutefois, évitez à tout prix les messages creux qui semblent être le produit d’un robot. Il faut de l’authenticité, même dans un environnement en ligne.

Pour organiser un salon virtuel à succès, vous devez assurer l’interactivité au cours de votre événement. Faites en sorte que l’on puisse s’échanger les cartes de visite, dialoguer via tchat audio-vidéo, assister à des conférences et même télécharger la documentation. Il serait également intéressant que les gens puissent acheter les produits ou services dans l’immédiat.

Après l’événement

Vos actions organisationnelles ne se terminent pas avec votre salon virtuel. Si celui-ci a été un succès, c’est parce que vous aviez eu des exposants et un public présent, même virtuellement. Tous méritent des remerciements. Prenez le temps d’envoyer un mail à cet effet et de publier sur les réseaux sociaux également.

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En événementiel, il est aussi important de savoir s’évaluer. Avec un tel challenge, il se peut que vous n’ayez pas encore maîtrisé certains points. Le plus important est de les définir pour pouvoir y remédier à l’avenir. N’hésitez pas à demander les avis de vos participants, de vos exposants et même de votre équipe. C’est une manière efficace de vous améliorer.

Bonus : les cadeaux d’entreprise après le salon virtuel

Offrir des cadeaux à vos clients représente l’action principale post-événement. C’est un signe de gratitude envers ceux qui ont participé à la manifestation en ligne. D’ailleurs, organiser un salon virtuel aurait été vain si vous n’aviez pas de public.

Choisissez un souvenir qui rappellera votre événement. Les goodies personnalisés demeurent le meilleur choix dans le secteur corporate. Tout un panel s’offre à vous : porte-clés, USB, mugs, agendas, stylos, vous n’avez que l’embarras du choix !

Même les smartphones, les montres et autres éléments plus personnels peuvent désormais se personnaliser. En tout cas, veillez à ce que votre logo soit bien visible sur le support choisi. Surtout, cette communication doit correspondre à votre image.

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2 Commentaires

  1. Madame, Monsieur, Bonjour,

    J’aimerais svp avoir un devis concernant la réalisation de différentes formations et évènements à distance :
    • 1 évènement (1/2 journée) – 100 connexions – FORMAT : 1 espace d’accueil, 1 espace de conférence, 3 salles d’ateliers
    • 3 formations – 30 connexions par formation – FORMAT : 1 espace d’accueil, 1 espace de conférence/atelier

    Je me tiens à disposition pour plus de renseignements.
    En vous remerciant pour votre retour.
    Cordialement

    • Bonjour BOULANGE
      Vous pouvez me contacter sur le site : virtualfair .be
      je me ferais une plaisir de vous renseigner
      bien a vous
      julien FAIRTUAL TECHNOLOGIE

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