Vous ne pouvez pas vous permettre de commettre une erreur lorsqu'il s'agit de l'accès VIP à votre événement. Parfois, cela concerne uniquement une partie de vos invités. Dans d'autres cas, lorsque vous certifiez votre concept comme étant “VIP”, cela inclut l'ensemble de la manifestation. Dans les 2 cas, les conseils qui vont suivre vous aideront à maîtriser la situation.
Si tout roule comme sur des roulettes pour l'accès à votre événement VIP, ce n'est que la partie visible de l'iceberg. En dessous, c'est un travail acharné d'organisation, de planification et d'anticipation. Souvenez-vous que la première impression par rapport à votre événement n'est ni la nourriture ni l'ambiance. C'est la porte, l'entrée, l'expérience que vos invités vivent lorsqu'ils veulent accéder à votre espace événementiel. Si vous ne vous y prenez pas correctement, cela deviendra un malus envers votre prestation.
Organiser la file d'accès à votre événement VIP
Il est crucial que vous mettiez en œuvre toutes les stratégies de gestion de la file d'attente lorsque vous recevez des invités importants. Lorsqu'il s'agit de l'accès VIP à votre événement, redoublez d'efforts. Vous aurez besoin de créer plusieurs lignes. Les cordes de velours et leurs piquets demeurent les outils par excellence pour ce faire.
Ces infrastructures créent suffisamment d'espace pour que vous puissiez contrôler la zone juste devant la porte. Vous pourrez ainsi créer 3 lignes (droite, gauche, centre) pour fluidifier le contrôle. Sinon, avoir plus de portes est aussi une bonne idée. Plus il y a d'entrées, mieux c'est.
En ayant plusieurs lignes ou entrées, vous pouvez créer une expérience d'accès unique à votre événement pour les VIP. Commencez par leur dire clairement par quelle porte se diriger. Donnez-leur des heures d'arrivée différentes afin d'éviter un flux incontrôlable et une attente qu'ils n'apprécieront pas. Distinguez les VIP des autres en leur donnant un bracelet d'accès de couleur différente pour votre événement par exemple. Fixez un rendez-vous pour le leur fournir à l'avance ou prévoyez cela dès l'achat de billet.
Qui sera le visage de votre événement ?
L'accès fluide et bien organisé ne suffit pas pour éblouir les VIP de votre événement. Il vous faut aussi la bonne personne à l'entrée. La manière dont cette personne en question interagira avec votre VIP peut faire ou défaire l'expérience de celui-ci. Faites en sorte que ce soit votre meilleure équipe qui assure l'accueil de vos invités importants. Il peut même s'agir de votre directeur de la communication ou de votre responsable marketing.
Cependant, notez bien ce cycle de travail à appliquer à l'entrée. En premier lieu, il doit y avoir la sécurité. Elle vérifie que la personne a bien plus de 21 ans. Ensuite, une autre personne va définir si le participant est bien sur la liste, dispose du bracelet requis pour la zone. Troisièmement, il doit y avoir un compteur afin de toujours avoir un aperçu du nombre d'individus dans la salle et de l'espace restant.
Faites confiance à la technologie pour gérer l'accès VIP à votre événement
Oubliez totalement les feuilles A4 agrafées les unes aux autres avec des lignes en tableau Excel à ne plus en finir. Cela est révolu. La technologie propose plusieurs plateformes et systèmes qui vous aideront à enregistrer vos participants en un rien de temps. QR Code, code-barre, en un clic, vous saurez qui est devant vous. Vous pouvez même synchroniser les données avec le reste des informations dont vous disposez. Il est même possible de rajouter des invités en temps réel s'il y a encore des places disponibles à l'intérieur.
Gardez le contact
Le planificateur doit toujours être au courant de la situation de l'accès à son événement VIP. Même s'il ne peut pas rester à la porte tout au long de la manifestation, il doit garder le contact avec le personnel sur place. Utilisez un talkie-walkie ou tout autre système de messagerie de votre choix, mais communiquez, communiquez, communiquez. En cas de problème, ces canaux vous mettront rapidement au courant. Ce qui vous permettra de trouver une solution au plus vite. Cela vous permet aussi de demander continuellement l'état des enregistrements et de tenir votre équipe de vente au courant de l'arrivée de leurs invités.
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