Les réunions hybrides sont désormais le pont reliant le virtuel et le format en direct. Voilà qui représente le meilleur compromis afin d’offrir un événement à la fois innovant et sécuritaire pour le public. Les leçons tirées de 2 manifestations récentes contribueront à la réussite des planificateurs à l’avenir.
Les réunions hybrides font en sorte que l’événement ait lieu à la fois en face à face tout en étant retransmis sur la toile. Ainsi, ceux qui veulent profiter de l’expérience habituelle sont autant satisfaits que ceux qui souhaitent y assister depuis chez eux. Le concept étant une nouveauté dans le secteur, certaines failles d’organisation entravent encore sa réussite. Bonne nouvelle, vous pourrez certainement y remédier !
La peur, les fonds et le manque d’expérience sont à remédier pour les réunions hybrides
Parmi les réunions hybrides, distinguons celle de etc.venues avec un petit nombre de planificateurs dans sa propriété du County Hall à Londres, en Angleterre. L’événement comptait également 1 095 participants à distance du monde entier via la plateforme d’événements virtuels Glisser.
Une première enquête a révélé que 73 % des participants prévoyaient d’organiser un événement hybride pour leur organisation avant la fin de 2020. Néanmoins, beaucoup avaient des réserves quant à leur coordination et leur exécution. Par exemple, 19 % déclarent que le manque d’expérience était le plus grand obstacle à la tenue d’un événement hybride. Les problèmes de coût suivent (17 %), puis, le risque d’échec (17 %), le potentiel de faible participation (16 %), la confusion avec la technologie (16 %) et l’adhésion des parties prenantes (15 %).
Un panel de discussions a abordé la manière d’améliorer les événements hybrides. Cela évoque les stratégies pour impliquer les participants virtuels. 70 % des participants étaient confiants dans leur capacité à créer des réunions hybrides efficaces à la fin de l’événement.
L’autre événement a eu lieu au WTC The Hague Conference Centre aux Pays-Bas. Organisée par le Bureau des congrès de La Haye, la session a accueilli 65 participants en personne et 160 en virtuel.
“Nous devons considérer l’équilibre entre la réduction des revenus liés aux inscriptions sur place et le grand nombre de délégués potentiels assistant virtuellement aux réunions”. Ce fut la déclaration de Guillem Torres, directeur exécutif et organisateur du congrès de Torres Pardo SL. “S’ils sont bien gérés, les bénéfices des événements pourraient être augmentés en utilisant le support hybride”, ajoute-t-il.
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