L'événement scientifique représente une grande opportunité d'apprentissage pour les participants. Ils ne peuvent cependant pas en profiter au maximum si tout ne se déroule pas sans accroc. C'est au planificateur et à son équipe de s'en assurer. Afin d'y arriver, il faut se préparer au choix du lieu, de la date, du format ainsi que du contenu de la manifestation.
La planification d'un événement scientifique requiert des points spécifiques à prendre en compte. Même si le processus global reste le même que pour d'autres projets événementiels, certains éléments doivent être mis en avant. Afin que vous ne laissiez rien au hasard, nous avons conçu ce guide spécial pour vous. Suivez-le pour garantir la réussite de votre manifestation.
Choisir le lieu et la date de votre événement scientifique
Les participants à un événement scientifique ont souvent un emploi du temps chargé tout au long de l'année. Ils sont invités à des conférences et mènent leurs propres recherches. Il est donc important que votre concept se démarque des autres pour qu'ils y consacrent leur temps.
Vous devez vous rapprocher de votre cible en optant pour un lieu facile d'accès. Même s'il s'agit d'une ville internationale, faites-en sorte qu'il n'y ait pas trop de contraintes ou de procédures par rapport aux voyages d'affaires. Choisissez également une destination attractive avec une grande richesse culturelle. Veillez à ce que des transports locaux desservent le lieu de l'événement. Et surtout, vérifiez bien que les salles soient compatibles avec votre projet : capacité d'accueil, matériels disponibles…
En ce qui concerne la date, ne prenez pas de décision hâtive. Tout doit être pensé au millimètre. Assister à un événement scientifique est rarement une décision de dernière minute. Donnez suffisamment le temps aux participants de s'y préparer. Le mieux serait de donner la date 12 mois à l'avance. Effectuez une étude de marché pour ne pas avoir de concurrence au cours de la période donnée. Cela vous permettra également de déterminer si les participants préfèrent assister à de telles manifestations en semaine ou en week-end. Il en de même pour la durée : journée, demi-journée, etc.
Faites attention à la programmation
Les participants ne pourront pas faire le voyage plusieurs fois au cours de l'année. Faites en sorte qu'ils en récoltent le maximum au cours de la période de votre événement scientifique. Voilà pourquoi certaines programmations s'étalent sur tout un week-end par exemple.
Prévoyez des pauses puisque ce sont les moments pendant lesquels les participants réseautent. Les pause-café sont l'occasion idéale pour échanger des idées et allonger la liste de contacts. Envisagez des stations ou des stands de boissons chaudes non loin des zones de présentation.
Les pauses peuvent être plus longues si vous les associez à des découvertes culturelles. Visite de la ville, soirée théâtre, match sportif, randonnées, autant de possibilités de détente pour tous. Bien sûr, cela reste des opportunités pour tisser des relations.
L'apprentissage : point central d'un événement scientifique
L'assistance d'un événement scientifique est généralement composée de scientifiques, de médecins et de chercheurs. Afin de les satisfaire, vous devez mettre l'apprentissage en évidence. C'est ainsi qu'ils s'intéresseront à votre contenu. Ils doivent repartir de votre manifestation avec de nouvelles connaissances, données et informations.
Pour favoriser l'apprentissage, utilisez des vidéos qui faciliteront les explications. Publiez également des podcasts afin de donner un aperçu de votre contenu. Partagez les extraits sur les réseaux sociaux pour un maximum d'impacts. Exploitez toutes les options technologiques possibles afin de rendre l'expérience plus intéressante. La réalité virtuelle est une option à envisager par exemple.
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