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Réussir sa convention d’entreprise : les clés de la préparation

La convention d’entreprise désigne un événement important dans le système managérial d’une entité. C’est le moment de rassembler les équipes clés afin de donner lieu à un moment d’échanges et de partage. Avant, il s’agissait uniquement d’une communication ascendante pendant laquelle la direction s’adressait aux employés. Désormais, le contraire a également lieu.

Une convention d’entreprise a une plus grande importance qu’une réunion commerciale à grande échelle. Pendant cet événement, les messages fondamentaux sont véhiculés, la communication est au cœur du programme. Du point de vue du leadership, c’est une occasion pour dynamiser les équipes et lancer les nouvelles stratégies. Si l’événement est une réussite, les managers récolteront des retombées positives pour l’entreprise. Voici les clés pour une organisation réussi de cet événement et d’un budget maîtrisé.

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Réussir sa convention d’entreprise : l’importance de la date

Le choix de la date pour une convention d’entreprise est particulièrement crucial. Cet événement est fait pour dynamiser les troupes. Cet élan insufflé s’estompe cependant assez rapidement. Aussi, il est bien évident qu’il est préférable d’éviter les périodes avant les vacances. Ainsi, septembre et janvier sont traditionnellement les moments les plus propices. Le printemps peut aussi se révéler un choix stratégique si vous envisagez de faire profiter du soleil à vos troupes. Il existe toutefois le cas exceptionnel d’une communication urgente lors d’un changement stratégique important pour l’entreprise. Dans ce cas, il est possible d’organiser un tel événement à n’importe quel moment de l’année en prenant toutefois en considération qu’une telle organisation requiert du temps au moins 2 ou 3 mois d’anticipation.


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Le choix du lieu et du local pour votre convention d’entreprise

Le local où sera organisé votre événement est un paramètre très important et celui-ci doit répondre à différents objectifs. Tout d’abord correspondre à votre budget. Une telle location représente effectivement une grosse part de celui-ci. Le type d’activités que vous souhaitez réaliser pendant votre convention d’entreprise est aussi bien évidemment un facteur à prendre en considération. Choisissez aussi un lieu qui soit raccord avec l’image de votre entreprise ou le message que vous souhaitez faire passer à vos équipes. Enfin, prenez en considération que certaines locations sont plus chères à certaines périodes de l’année du fait de l’activité saisonnière du lieu. Une fois le choix fait, réservez au plus vite !

Choisir des activités et des animations pertinentes

Une convention d’entreprise, en plus de faire passer des messages et de créer des ateliers de réflexion est aussi un moment idéal pour resserrer les rangs et créer un esprit d’équipe. Tout ne doit donc pas être uniquement sérieux. Cela peut aussi être l’occasion rêvée d’organiser des activités et offrir des animations qui génèreront cet esprit d’équipe et améliorera la socialisation de vos employés. Tout cela peut se mettre en place suivant les valeurs de l’entreprise et les objectifs que vous souhaitez atteindre.

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Une convention d’entreprise est aussi faite pour rassembler

Il s’agit là d’un pilier pour ce genre d’événement. Une convention d’entreprise est faite pour rassembler vos collaborateurs, resserrer les rangs et insuffler un esprit d’équipe indispensable. Vous pourrez évidemment organiser des conférences rassemblant tout le monde mais aussi des groupes de travail. Il vous faudra également savoir ce qu’attend votre personnel de l’événement. Pour cela, l’organisation d’une enquête ou d’un sondage préliminaire peut être d’une grande aide. De plus, cela prouve que vous vous souciez de leur avis, ce qui va renforcer votre image positive auprès de lui.

La convention d’entreprise doit être un événement rare

Il est recommandé de limiter au maximum a deux conventions d’entreprise par an. Une fois dans l’année reste même un bon choix. En effet, pour ne pas perdre de son impact et rester une motivation ce genre d’événement doit être exceptionnel et rare. Il est donc préférable d’avoir un gros budget pour une grosse convention annuelle que plusieurs petits n’offrant ni surprise ni spectacle et dont l’intérêt s’essouffle rapidement.

Une communication forte et des messages à faire passer

Une convention d’entreprise est, avant tout, un moment de communication et celle-ci doit être bien préparée. C’est une question centrale de la préparation de votre convention. Quels messages souhaitez-vous transmettre ? Cela passe évidemment par les décisions de la direction ou l’actualité de l’entreprise. Vous pouvez aussi définir d’autres objectifs pour cet événement ou une problématique particulière. De ces choix dépendra en grande partie votre événement.

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Quelque temps après la convention, effectuez des enquêtes pour récolter les feed-back. Il y a-t-il des changements de comportement ? Si oui, sont-ils positifs ou négatifs pour l’entreprise ? Les messages ont-ils été bien compris et appliqués par les collaborateurs ? Que pensent-ils de la convention passée ? Se remettre en question est une bonne manière d’évoluer pour les prochaines fois.

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