Les événements hybrides font partie intégrante du nouveau monde de l’industrie après le Covid-19. Ils permettent aux planificateurs d’avoir un public plus petit en personne, mais plus large en virtuel. C’est donc une solution adéquate afin de garantir la sécurité des participants sans pour autant faire l’impasse sur le format en face à face.
Soulignons que tous les types d’événements peuvent pivoter vers les nouveaux formats hybrides : conférence, séminaire, festivals, réunions, etc. Pour l’instant, c’est de loin la meilleure pratique à adopter pour les organisateurs. Bien que le déconfinement soit en bonne voie, une grande partie des adeptes des événements restent perplexes. Quelques professionnels de l’industrie donnent des conseils pour s’adapter à ce concept novateur.
Les grandes lignes directrices des événements hybrides
Comme tout événement, en direct ou en personne, la planification des événements hybrides commence par la définition des objectifs. Joe Panepinto, vice-président directeur et chef de la stratégie de Jack Morton Worldwide, la décompose en trois actions principales. Recentrer, réimaginer et réaligner sont les mots d’ordre.
“Recentrez-vous sur le public et vos objectifs. Y a-t-il des personnes qui seraient intéressées par votre événement que vous n’aviez jamais l’habitude d’inviter parce que vous ne pouviez pas les accueillir ? » demande-t-il. Il ajoute que les planificateurs d’événements doivent “repenser l’expérience. Cela devrait-il se dérouler sur cinq semaines plutôt que quelques jours, peut-être ?” Puis, “réalignez vos objectifs avec la plateforme et la production”. Comment exécuterez-vous la logistique pour atteindre ces objectifs ? Cela déterminera si vous avez besoin d’une équipe de production complète ou non.
Si vous vous posez des questions sur le coût, Amaia Stecker, associée directrice chez Pilar & Co, vous rassure là-dessus. “Cela devrait aider à réduire les budgets, ainsi qu’à proposer des méthodes créatives pour déplacer les dépenses autour des catégories budgétaires ». Ainsi confia-t-elle.
Greg Jenkins, partenaire de Bravo Productions, prévient quand même ceux qui visent une expérience virtuelle high tech. “Il peut y avoir des coûts supplémentaires pour les sites en personne en raison des considérations de sécurité et de désinfection améliorées. La facture de location d’équipement sera également plus élevée.”
En ce qui concerne l’expérience proprement dite au cours des événements virtuels, la clé, est de maintenir l’engagement du public en direct et de celui en virtuel. C’est la suggestion d’Amaia Stecker. Cela ne devrait pas donner l’impression que deux événements distincts se produisent en même temps. “L’idée est que les participants aient une expérience similaire, et non de créer des citoyens de première et de seconde classe”, souligne-t-elle.
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