Le métier d'organisateur d'événement est l'un des plus stressants au monde, d'après une enquête récente. Et ce n'est pas difficile à comprendre, lorsqu'on connait la complexité des démarches et et les questions cruciales à traiter comme celle de la sécurité des participants. Cependant, en anticipant les éventuels problèmes, on s'évite de grands moments de stress. Récit d'une organisation qui aurait pu virer au drame…
Le 15 juillet dernier, Rockkeeya Brooks, organisatrice d'événements pour l'American Health Information Management Association, a reçu un appel d'un de ses collègues concernant une réunion de 500 personnes qui devait avoir lieu au Sheraton Atlanta 12 jours plus tard. Celui-ci lui faisait part d'une nouvelle inquiétante : des cas de légionellose avaient été détectés chez des clients de l'hôtel, et les services sanitaires avaient fini par détecter la présence de la bactérie dans le système de filtrage et de stockage de l'eau. Par conséquent, l'hôtel était fermé jusqu'à nouvel ordre. Rockkeeya Brroke a reçu le lendemain un courriel de la directrice du Sheraton confirmant les dires : l'hôtel ne pourrait sûrement pas honorer ses engagements pour la conférence de l'AHIMA du 27 juillet.
La sécurité des participants passe aussi par les questions de santé publique
Pour pallier au problème, Patricia Benjamin Corbin, directrice des ventes du Sheraton Atlanta, proposait de relocaliser l'événement au Marriott. Les dix jours précédents l'événement ont donc été dédiés à régler les détails concernant le changement de lieu : pour Kelli Wondra, responsable des événements chez AHIMA, il s'est agi de trouver une solution pour le stockage du matériel avant l'événement puisque celui-ci ne pouvait se faire ni au Sheraton, ni au Marriott. Pour Rockkeeya Brooks, il a fallu faire réimprimer le programme avec l'indication des salles du nouvel hôtel. Autant dire que leurs journées – et leurs nuits- ont été plus qu'occupées et préoccupées. Finalement, l'événement s'est déroulé pour le mieux et participants comme organisateurs ont été charmés par l'accueil qui leur a été réservé par les employés du Marriott.
Morale de l'histoire : même si la conclusion est positive (un mort est tout de même à déplorer parmi les clients du Sheraton touchés par la bactérie), ce genre de contretemps aurait pu être évité si les organisateurs avaient demandé à vérifier le calendrier d'inspection des systèmes de stockage et de filtration d'eau du Sheraton, de la même manière que les organisateurs d'événements inspectent les plans et l'équipement de sécurité incendie des sites d'accueil pendant le processus de planification. Selon Kevin Iwamoto, vice-président de la société de conseil en voyages d'affaires GoldSpring Consulting LLC, les questions relatives au système de filtration de l'eau doivent figurer sur la liste des questions des organisateurs pour les sites. Cela ajoute une couche supplémentaire de complexité et de responsabilité aux planificateurs dans leur processus d'approvisionnement en sites, mais cela est nécessaire. ”, a-t-il ajouté. Une leçon qui laisse rêveur…
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