Le badge nominatif figure souvent parmi les sources de problèmes des planificateurs d'événements. En l'absence d'une bonne préparation et d'une gestion efficace, les noms se confondent ou se perdent. Les participants ne retrouvent pas le leur, les organisateurs stressent, c'est un véritable cauchemar ! Pourtant, il reste préférable de ne pas faire l'impasse sur cet outil classique.
Qu'il soit aimanté ou accroché au bout d'un tour de cou, le badge nominatif figure en tête de liste des supports de communication au cours d'un événement en direct. Son utilisation s'observe aussi bien pendant les événements intimistes que les plus grands. Cependant, sa maîtrise n'est pas toujours au rendez-vous. A vrai dire, c'est l'une des principales sources de stress des planificateurs à l'approche du jour J. Voici quelques conseils pour y remédier !
Pourquoi ne peut-on pas se passer du badge nominatif ?
Il est normal de se dire : “le badge nominatif existe depuis si longtemps ! En quoi est-ce encore important ? Son temps n'est-il pas révolu ?”. Pourtant, cette petite étiquette où s'inscrit le nom de chaque participant a encore toute sa place au sein d'un événement. D'abord, c'est une marque de distinction envers les participants. Il permet de mettre en valeur chaque personne, ce qui facilite grandement les échanges.
C'est un aspect très pratique lors des événements d'entreprise. Le badge nominatif porte à la fois le nom, l'entreprise et parfois le poste occupé par la personne. Ainsi, le processus de réseautage s'effectue rapidement et de manière plus fluide.
Côté sécurité, ce dispositif évite les usurpations d'identité. Associé avec les nouvelles fonctionnalités numériques comme le système de code barre, il réduit considérablement les risques.
Maîtriser la gestion des badges
L'erreur est de penser que : “il ne s'agit que d'un badge nominatif ! On pourra le faire en quelques heures !” Ne sous-estimez pas l'importance de ce dispositif ainsi que le temps qu'il requiert dans votre planning.
Quel nom mettre sur le badge ?
Les informations sont à collecter dès la phase d'invitation à l'événement. Précisez aux participants que vous allez mettre à disposition un badge nominatif pour chaque représentant. Notez à quelle date il va falloir que les noms vous soient communiqués et précisez à quelle adresse mail les envoyer. Préférez toujours les outils digitaux pour éviter les erreurs.
Avant la production, appelez les participants concernés afin de vérifier les informations reçues. Ces dernières sont très sensibles puisque vous n'avez pas droit à l'erreur. Les gens ne tolèrent pas facilement les fautes d'orthographes sur leurs noms. Soyez bien rigoureux et vérifiez autant de fois qu'il le faudra.
Concevoir le badge nominatif
Veillez à ce que tous les éléments essentiels figurent sur le badge nominatif. Evitez de surcharger l'espace. A part le nom de la personne qui le portera, le logo de l'événement et/ou de l'entreprise ainsi que les informations sur les réseaux sociaux doivent y figurer.
Les codes couleurs vous aideront à différencier les professionnels issus de domaines différents. C'est également pratique pour distinguer les différents acteurs au cours d'un événement : participants, organisateurs, intervenants, exposants, etc.
En ce qui concerne le design, la qualité doit impérativement correspondre au type d'événement. Aussi, veillez à choisir un support qui n'abîmera pas les vêtements des gens. Misez toujours sur la simplicité tout en soignant votre création. Une police de caractère égale ou supérieure à 24 pt est conseillée pour que le nom soit bien visible. Le noir en tant que couleur du texte conviendra parfaitement.
Gérer la distribution de chaque badge nominatif
Le principal problème du badge nominatif est la longue file d'attente au cours de sa distribution à l'entrée. Première solution à cela : envoyez les badges aux participants à l'avance. Cependant, veillez à ce qu'ils soient munis d'un système d'authenticité afin d'éviter les fraudes.
Si vous préférez effectuer le dispatching le jour J, no problem ! Néanmoins, voici quelques recommandations à appliquer. Pour les événements de plus de 50 personnes, prévoyez plusieurs points de distribution ordonnés par ordre alphabétique. Engagez un nombre suffisant de personnel pour assurer le service et accompagner les gens. Mettez aussi des signalisations pour qu'ils sachent où aller.
Enfin, anticipez les imprévus. Pour diverses raisons qui ne dépendent pas forcément de vous, des personnes non enregistrées se présenteront le jour J. Il est inconcevable de les laisser entrer avec un post-il accroché à leur veste. Donc, prévoyez toujours des badges supplémentaires.
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