Nous allons parler d'un sujet qui peut vite devenir un véritable casse-tête pour les organisateurs d'événements : les contrats avec les hôtels. En effet, ces contrats peuvent être un vrai champ de mines avec tous leurs petits détails tordus qui se cachent dans les moindres recoins. Alors mieux vaut être fin renard et garder l'œil bien ouvert lors des négociations, vous allez voir pourquoi.
Les dates limites de libération des chambres de l'hôtel
Premier point chaud : les dates limites pour libérer les chambres. En temps normal, ce délai est d'environ 30 jours avant l'événement pour que l'hôtel puisse vendre les chambres restantes à d'autres clients. Sauf que de nos jours, avec ces inscriptions de dernière minute devenues monnaie courante, ce délai est beaucoup trop court !
L'astuce ? Négocier pour le ramener à 14 jours au maximum. Ainsi, vous gardez une plus grande marge de manœuvre pour ajuster votre bloc de chambres en fonction des inscrits. Et n'ayez pas peur de jouer la carte de la franchise : prévenez vos participants que la date butoir est à 21 jours pour être sûrs qu'ils libéreront les chambres !
Pénalités d'attrition de l'hôtel
Deuxième point sensible : le calcul de ces fameuses pénalités d'attrition, la bête noire de tout organisateur qui se respecte. Vous savez, ces frais qu'on vous fait payer quand vous n'atteignez pas le quota de chambres réservées…
Alors là, attention danger ! Certains hôtels ont la fâcheuse tendance d'inclure des clauses tordues à savoir « pour bénéficier d'une réduction, le groupe doit réduire son bloc à J-60 ». Hors de question d'accepter ce genre de pièges à… attrition ! À ce stade, la plupart des inscriptions ne sont même pas fermées, comment voulez-vous anticiper ?
Comment faire ? Supprimez purement et simplement cette clause et basez-vous sur le minimum de chambres prévu, que vous réduisiez le bloc ou non. De cette manière, au moins, vous êtes tranquilles et pouvez profiter de la fameuse marge de « glissement » qui vous permet de légèrement déroger au quota.
Délai de contestation des frais
Dernier piège à éviter absolument : la fameuse clause qui vous fait renoncer à contester les frais si vous ne réagissez pas dans les 7 jours suivant la facture. Un vrai traquenard dans lequel on refuse de tomber !
Négociez plutôt un délai décent, genre 14 ou 21 jours, le temps de bien vérifier ligne par ligne. Et surtout, farouchement opposé à toute renonciation aux contestations futures. Imaginez qu'ils se soient littéralement plantés dans leurs calculs ? Vous seriez alors coincés à devoir payer des frais totalement injustifiés !
Bref, vous l'aurez compris, ces contrats d'hôtel sont un vrai parcours du combattant à négocier avec la plus grande vigilance. Mais c'est pour la bonne cause : éviter les très mauvaises surprises une fois l'événement terminé !
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