À l'heure actuelle, le paysage de l'industrie des réunions se caractérise par une forte demande, une hausse des prix et une relative inexpérience des représentants des hôtels en matière de réunions. Ce qui rend la tâche des organisateurs plus difficile que jamais. Pour les aider à se frayer un chemin dans le maquis des questions contractuelles, trois négociateurs de longue date – Tyra Warner, Lauren Andrews et Jeff Duncan – ont organisé une discussion lors du récent salon IMEX America à Las Vegas. Durant cet événement, ils ont détaillé plusieurs stratégies permettant aux organisateurs d'élaborer des clauses contractuelles événementielles dont ils ont besoin à des prix acceptables pour leurs patrons.
Clauses contractuelles événementiels : répondre aux demandes de propositions des organisateurs
Le trio a tout d'abord abordé la question de savoir comment inciter les hôtels à répondre aux demandes de propositions des organisateurs de manière opportune et productive.
Selon Lauren Andrews, propriétaire de la société de gestion d'événements EvSo, la tactique traditionnelle consistant à préciser la plupart ou la totalité des concessions souhaitées est susceptible d'entraîner une réponse terne de la part des services de vente des hôtels d'aujourd'hui.
D'autre part, selon Andrews, les organisateurs doivent donner la priorité à leurs concessions dans un appel d'offres afin d'obtenir au moins une contre-offre.
Une autre tactique, selon Jeff Duncan, président-directeur général de la société de gestion de blocs de chambres Meetingmax, consiste à proposer une « BATNA« . Il s'agit de la meilleure alternative à un accord négocié. Vous pouvez utiliser l'offre d'un autre hôtel comme moyen de pression sur votre premier choix.
Clauses contractuelles événementiels : bloquez les choses
D'après Andrews, déplacer le programme de l'événement d'un jour ou deux afin d'avoir la préférence d'un hôtel ou de combler un trou permet d‘obtenir les concessions souhaitées.
Mais que votre événement se déroule selon le modèle ou non, Duncan recommande de faire figurer dans votre contrat le tarif le plus bas qui sera disponible à l'hôtel pendant vos dates afin qu'il ne soit pas inférieur à votre tarif de groupe. De même, faites-vous préciser les tarifs avant et après l'événement pour que vos participants puissent profiter de l'option “loisirs” autour de votre réunion.
Pour Tyra Warner, directrice du département de gestion de l'hôtellerie et du tourisme au College of Coastal Georgia, les organisateurs doivent s'assurer que leurs contrats précisent les conséquences d'un non-respect des tarifs par l'hôtel. Il doit alors contenir des mesures correctives telles qu'une réception gratuite, une réduction sur le compte principal ou un ajustement au tarif le plus bas pour tous les participants.
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