plan de communication événementielle

Élaborer efficacement son plan de communication événementielle

Le plan de communication événementielle représente la base de la promotion de votre projet. Il nécessite une préparation approfondie suivant un processus préétabli. Tout commence par la contextualisation de votre événement. Vous pourrez ensuite mettre en place une stratégie et choisir les supports de communication à utiliser. Puis, un message efficace s’élabore, avant de finir avec la planification globale de tous les éléments définis. 

La mise en place d’un plan de communication événementielle requiert une attention particulière de l’équipe exécutive du projet. Chaque élément doit être en adéquation avec l’identité de l’événement et ses composantes. Les supports choisis et leur fréquence d’utilisation doivent s’adapter avec le message choisi et les besoins de la cible. 

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Connaître le contexte de réalisation du plan de communication

Dans la contextualisation du plan de communication événementielle, vous devez connaître l’état des lieux. Généralement, lorsqu’il s’agit d’un événement, la promotion demeure en première ligne de la situation à connaître. Dans ce cas, vous aurez besoin de revoir les retours dans la presse des précédentes éditions, de voir les avis des anciens participants. S’il s’agit d’une nouvelle initiative, se référer aux retours sur les événements des concurrents vous aidera à ne pas commettre les mêmes erreurs. Une fois que vous avez un aperçu global sur la situation, vous devez fixer quelques éléments importants :

Objectifs

Puisqu’il s’agit d’un événement, les objectifs se focaliseront sur trois points essentiels : faire connaître, faire aimer et faire participer. Avec ces points-là, vous devez définir exactement ce que vous attendez de votre plan de communication événementielle en répondant à la question : pourquoi vous communiquez ?

plan de communication événementielle contexte

Cible

Il est absolument déconseillé de mettre un plan de communication pour un public généralisé. Pour une stratégie efficace, segmentez toujours votre cible. Cela s’effectue sur le plan démographique et sociologique. Plus vous précisez votre cible par rapport à vos objectifs, plus votre communication sera percutante. Chaque personne doit se sentir spécifiquement et personnellement touchée par votre concept et votre message.

Axe

Dans cette étape, vous déterminez la forme de votre plan de communication. Vous commencez alors par choisir un axe de communication. Il s’agit de l’idée directrice à suivre tout au long du processus. Tout ce que vous communiquez doit être fidèle à l’axe que vous choisissez. Rien ne doit être contradictoire à celui-ci. Attention, vous ne pouvez pas en délimiter un sans avoir des réponses précises sur les éléments précédents (cible et objectifs).

Choix des supports à utiliser dans son plan de communication

Votre plan de communication événementielle se base sur cette partie du travail. Vous devez choisir les moyens qui se rapprochent le plus de votre cible. Les réseaux sociaux sont incontournables si vous recherchez l’efficacité. C’est le meilleur moyen d’atteindre un public large en un temps record. Les autres médias demeurent autant intéressants : télévision, radio, journaux, etc. Bien qu’ils s’alignent parmi les standards de la communication, ils ont toujours la cote auprès du public. L’e-mailing vous aidera aussi pour les événements corporate. Il n’y a pas meilleur moyen pour se faire connaître auprès des entreprises. N’oublions pas les supports imprimés : affiche, brochure, plaquette, etc. Ils garantissent la visibilité et se conservent très bien.

plan de communication événementielle supports à choisir

Pour un événement, il est toujours préférable d’organiser une conférence de presse afin de donner un aperçu concret de la manifestation. Vous y distribuerez des dossiers pour que les journalistes puissent transmettre des informations pertinentes et bien axées. Prenez le temps de bien les élaborer, en tenant compte de la longueur idéale : ni trop long ni trop court. Soignez la présentation et accompagnez cela d’images de bonne qualité pour la presse écrite et online. 

Élaboration du message à diffuser dans son plan de communication

Le message demeure le même en amont, vu que chaque support doit être cohérent avec l’axe de communication préétablie. Cependant, ce qu’on lit sur les réseaux sociaux ne ressemble pas à ce que l’on trouve dans les plaquettes promotionnelles par exemple. Dans tous les cas, veillez à être clair et concis. Privilégiez les phrases simples sans négation et évidemment, sans mensonge.

Rappelons une règle essentielle du plan de communication événementielle : vous devez répondre à 6 questions de base dans l’élaboration de votre message. Qui est le porteur du projet ? De quoi s’agit-il ? A qui s’adresse le message ? Où cela va avoir lieu ? Quand ? Comment se déroulera l’événement ? 

plan de communication événementielle 5W élaboration message

Planifier le tout

Avant de pouvoir planifier tous les éléments, vous devez passer par une étape cruciale : la budgétisation. Commencez par faire une liste des ressources humaines et techniques. Ajoutez les besoins financiers requis pour chacune d’elles. Ensuite, vous pourrez choisir les prestataires correspondant à chaque service utile. Organisez votre équipe de manière à ce que le budget établi soit suivi à la lettre et que chacun effectue son travail convenablement.

Mettez ensuite en place différents outils qui vous permettront d’organiser votre travail et suivre l’avancement de votre plan de communication événementielle. Un calendrier vous aidera par rapport au temps qu’il vous reste jusqu’au jour J. L’échéancier comporte toutes les deadlines pour chaque tâche à effectuer. Le média planning détermine à quel moment chaque support est utilisé et à quelle fréquence. Vous ne devez rien laisser au hasard. Le bon suivi du plan de communication garantit la réalisation des résultats escomptés. 

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