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Chargé de protocole : le planificateur événementiel de la fonction publique

Chargé de protocole

Être chargé de protocole requiert un grand sens du détail. Ce n’est pas tout, une bonne capacité d’organisation est également indispensable puisqu’il s’agit d’un poste à responsabilité. Mais ce ne sont que des exemples parmi les qualités idéales pour ce professionnel. Pour savoir s’il s’agit d’une carrière qui vous correspond, nous vous avons élaboré cette fiche métier.

Notons avant tout que le chargé de protocole n’est pas un membre du personnel d’une agence événementielle. Il est obligatoirement rattaché à l’Etat ou à une institution diplomatique (les ambassades par exemple) et chargé globalement des tâches similaires à celles d’un planificateur événementiel habituel. Cependant, son secteur d’activité est plus sensible vu l’importance des personnalités qui l’emploient. Il agit donc principalement dans le secteur public. Ce poste peut être un contrat sur le long terme ou en consultance, en fonction des besoins de l’organisme concerné.

Les missions du chargé de protocole

En interne, le chargé de protocole tient le rôle de planificateur événementiel. Il conçoit et met en œuvre les événements officiels de l’institution à laquelle il appartient. Chaque étape de son travail et de l’événement qu’il réalise doit concorder parfaitement avec les protocoles de l’Etat ou du service qui l’emploie. Véritable chef de projet, il pilote l’ensemble de la logistique des manifestations planifiées. Il garde également le contact avec tous les acteurs concernés afin que l’événement se déroule comme il se doit. Cela inclut les prestataires, mais aussi les invités.

Chargé de protocole

En tant que chargé de protocole, il veille à ce que la langue, les coutumes et les règlements du pays soient respectés. Cela s’applique aussi bien pour un événement dans le pays qu’à l’international. En cas de nécessité de traduction et d’interprétation, il veille à coordonner les services s’y afférant. Lorsque l’événement compte des personnalités étrangères parmi ses participants, ce chef de file servira de référence pour les responsables du protocole de celles-ci. 

Des aspects diplomatiques

Soulignons que ce professionnel se rattache directement à un conseil général, un ambassadeur, un chef de cabinet ou un préfet selon son organisation employeuse. Ce qui lui confère une marge d’erreur quasi inexistante. En tant que bras droit, il conseille son supérieur et l’accompagne dans sa gestion protocolaire. Il est de son devoir de veiller à ce que l’ensemble du personnel diplomatique respecte les règles protocolaires en toutes circonstances : apparitions publiques, déplacements professionnels…

Chargé de protocole

Lors des événements externes qui ne sont pas organisés par ses soins, le chargé de protocole veille à la conformité des conditions avec leurs règles protocolaires. Il doit donc se renseigner sur les aspects les plus importants bien avant le jour J et s’assurer à ce que rien ne soit à l’encontre des principes de son institution. Les privilèges et les immunités diplomatiques et consulaires figurent également parmi ses responsabilités.

Quelles sont les qualités requises pour ce métier ?

Le chargé de protocole porte de lourdes responsabilités sur ses épaules. Ce qui nécessite avant tout une bonne maîtrise de soi et de ses émotions, ainsi qu’une gestion productive du stress. Ses attributions concernent à la fois l’événementiel, la communication et la diplomatie. Cela signifie que ce professionnel doit maîtriser ces trois secteurs, en plus des relations internationales et des sciences politiques. Un candidat connaissant parfaitement ces domaines d’activité se démarquera dans le lot.

Le chargé de protocole doit évidemment maîtriser les usages protocolaires de son pays du bout des doigts. Ce n’est pas tout, il est aussi impératif de connaître ceux des pays en relation avec son institution, notamment ceux où son supérieur pourrait se déplacer. Pour assurer une communication efficace avec tous ses interlocuteurs, ce professionnel doit être en mesure de s’exprimer et de comprendre l’anglais, en plus de sa langue maternelle. 

Chargé de protocole

Vu la sensibilité des informations qu’il reçoit au cours de sa carrière, le chargé de protocole doit faire preuve de discrétion. L’adaptabilité figure également parmi les critères importants, vu les échanges qui ont lieu. Si vous souhaitez occuper ce poste, sachez que vous devez être disponible, même pendant les week-ends et les jours fériés. Assurez-vous également d’être capable de travailler avec une équipe multiculturelle et de la coordonner. 

Ayant plusieurs responsabilités à gérer, vous devez avoir un sens aiguisé de l’organisation. Il est aussi important de savoir mener un événement de A à Z. D’ailleurs, une expérience significative (5 à 10 ans) dans l’événementiel est souhaitée pour exercer ce métier. Les juniors ne figurent généralement pas dans les fiches de poste.

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