Être chargé de projet événementiel vous tente ? Suivez notre guide pour atteindre votre but. En tout cas, préparez-vous à vivre des expériences uniques, pas toujours plaisantes. Aiguisez votre sens créatif et soyez réactif en toutes circonstances. Les clients de votre agence mettront tout entre vos mains, de A à Z.
Tout comme le responsable événementiel, le chargé de projet ne travaille pas à son propre compte. Si le premier fait partie des salariés d'une entreprise ou d'un hôtel, l'autre fait partie de l'équipe d'une agence de communication ou d'organisation d'événements. Cependant, il n'est pas impossible que les grandes entreprises en ait dans leurs rangs. C'est également le cas des agences de publicité qui étendent leurs activités.
Quelles sont les missions d'un chargé de projet événementiel ?
Il se peut que le poste de chargé de projet événementiel soit occupé par plusieurs personnes au sein d'une agence. Chacun des occupants répond aux besoins de clients différents. Leur travaille se résume en : organiser l'événement selon le désir du demandeur. Simple à dire, mais l'exécution est une autre affaire !
En étant chargé de projet événementiel, soyez prêt à vous déplacer fréquemment. Vous allez faire des va-et-vient chez votre client, mais ses besoins ne se trouvent pas tous au même endroit également. Il se peut que vous organisiez une manifestation à l'autre bout du pays.
Avec le client, vous allez concevoir l'événement. Salon, foire, congrès, lancement de produit ou même anniversaire et mariage, vous devez savoir vous adapter en fonction des demandes. Il vous confiera ensuite un budget. C'est à vous de négocier avec lui si cela est suffisant par rapport à ses attentes ou non. Votre travail étant d'y répondre. S'il veut une soirée spectaculaire, c'est à vous de faire en sorte que cela se réalise !
Une fois l'événement bien conçu, vous entamez la phase de préparation. En événementiel, le planning est une étape incontournable. Cela vous permet d'assurer que toutes les tâches s'exécutent en temps et en heure. En tant que chargé de projet événementiel, c'est à vous de suivre de près le budget et de veiller à ce qu'il soit respecté.
Vous supervisez l'ensemble des actions logistiques : installation, agencement de l'espace, transport, etc. Il en est de même pour toutes les actions de communication : conception et distribution des invitations, programme et insertions presse pour les événements publics. C'est aussi à vous de trouver, d'embaucher et de gérer les prestataires et les fournisseurs : traiteur, animateur, technicien, etc. A cela s'ajoute la réservation du lieu et des matériels loués, la recherche de voiture, l'organisation de la conférence de presse et toute autre attribution requise.
A chaque choix que vous allez faire, n'oubliez pas d'obtenir la validation du client avant de confirmer la commande. Une fois que cela est fait, vous pouvez avancer dans votre travail en coordonnant toutes les actions avant, pendant et après l'événement.
Quel cursus universitaire suivre ?
Si vous avez un niveau BAC+2, vous débutez en tant qu'assistant. En parcourant les échelons et après avoir acquis l'expérience requise, vous pourrez ensuite postuler le poste de chargé de projet événementiel.
Sinon, il est aussi conseillé d'avoir un niveau BAC+4 ou 5. Les filières les plus adéquates sont souvent en rapport avec la communication et le management. Voici quelques exemples :
- communication des organisations
- communication événementielle et e-réputation
- event management
- sciences de l'information et de la communication
- management interculturel, communication et événementiel
Les qualités d'un chargé de projet événementiel
Le chargé de projet événementiel est l'intermédiaire entre le client et l'équipe exécutive du projet. Il doit alors avoir une bonne aisance relationnelle, une force de proposition et de négociation ainsi qu'une empathie avérée. Vous devez faire en sorte que tout le monde soit satisfait pour la réussite de l'événement.
Puisqu'il ne s'agit pas d'un travail de tout repos, veillez à avoir une bonne condition physique et une grande aptitude à gérer le stress. Il n'y a aucune possibilité que votre travail se déroule sans choix difficiles ou problèmes à résoudre. Vous devez rester zen et trouver une solution au plus vite à chaque fois.
Avant de pouvoir coordonner toute une équipe, vous devez d'abord être organisé vous-même. Etre chargé de projet événementiel est un poste à temps plein. Les horaires et même les lieux de travail varient, une grande disponibilité est alors requise.
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