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Comment optimiser l’organisation d’une réunion plénière ?

réunion plénière

Nous le savons tous, rassembler dans un même lieu tous vos collaborateurs n’est pas toujours facile. Pourtant, ces rencontres collectives sont cruciales. Pour vous aider, nous avons sélectionné les meilleurs conseils pour garantir le succès de vos prochaines réunions plénières. Prêts à relever le défi d’une réunion plénière réussie ? Suivez le guide !

Organiser une réunion plénière : préparez la logistique en amont 

Avant toute chose, vous devez savoir qu’une plénière vous aide à : 

  • partager les actualités de votre structure, 
  • définir une stratégie commune,
  • motiver les collaborateurs. 

L’organisation minutieuse est la clé du succès pour vos réunions plénières. Suivez nos conseils pour que tous les détails techniques soient anticipés.

Trouvez le lieu idéal

Tout d’abord, il est nécessaire de trouver un lieu adéquat. Dans ce sens, nous vous suggérons de privilégier des salles spacieuses et lumineuses. De cette manière, vous garantissez le confort de chacun durant ces longs échanges. De plus, n’oubliez pas de vérifier la disposition des chaises et des tables. Cela facilitera les prises de parole et les discussions entre participants.

Vérifiez le matériel 

Assurez-vous en amont que la salle soit équipée du matériel adapté

  • vidéoprojecteur, 
  • micros, 
  • paperboard, 
  • eau et verres
  • … 

Testez le bon fonctionnement de tous ces équipements pour éviter les mauvaises surprises. Prévoyez aussi des rallonges et adaptateurs si nécessaire. 

Pensez aux collations

Pour maintenir l’attention de votre auditoire, il est recommandé de prévoir rafraîchissements et collations légères. Café, thé, jus de fruits, eaux, friandises… Veillez à ce que tout soit bien approvisionné.

Établissez un ordre du jour précis pour une réunion plénière réussie

Fixez les sujets abordés 

En outre, vous devez déterminer les thèmes à aborder lors de votre réunion plénière. En communiquant ces thèmes en avance, vous donnez le temps à vos collègues de se préparer et d’apporter des éléments pertinents lors des débats.

Hiérarchisez les points

Classez les sujets par ordre d’importance et de priorité. Les points cruciaux doivent intervenir tôt dans la réunion pour capter l’attention des participants.

Estimez les timings 

Pour chaque thème, estimez le temps nécessaire en fonction de son ampleur et des échanges prévus. Cela évitera de terminer précipitamment ou au contraire de s’éterniser sur certains points. 

Optez pour un animateur à l’aise avec le public pour votre réunion plénière

Le choix de l’animateur est un élément crucial pour réussir votre réunion plénière. Voici alors comment faire pour trouver la personne adéquate.

Des qualités d’orateur 

L’animateur doit avoir de réelles capacités d’expression en public pour maintenir l’attention de l’auditoire. Un débit fluide, une voix audible et posée, un langage clair et concis… Ces compétences oratoires sont indispensables.

De l’assurance 

Qu’il s’agisse de lancer les débats, recentrer une discussion ou distribuer la parole, l’animateur doit faire preuve d’assurance. Il ne doit pas hésiter à intervenir fermement si nécessaire, avec tact et diplomatie.

Une connaissance des sujets

Une maîtrise même sommaire des thématiques abordées est un plus indéniable. L’animateur pourra relancer les échanges en cas de flottement et poser des questions pertinentes.

Définissez précisément son rôle 

Ouvrir et clôturer la séance

L’animateur doit introduire la réunion en rappelant l’ordre du jour et la refermer en résumant les points clés évoqués et décisions prises.

Distribuer la parole 

Il doit donner la parole aux différents intervenants et veiller à ce que chacun puisse s’exprimer.

Recentrer les débats

En cas de digression, l’animateur doit savoir recentrer gentiment les échanges sur le sujet initial.

Avec un animateur compétent, votre réunion prendra vie et tous vos objectifs seront atteints !

Lancez les invitations en amont

Pour garantir le succès de votre réunion plénière, pensez à inviter vos participants suffisamment à l’avance. Mais comment rédiger et envoyer des invitations efficaces ?

Envoyez une invitation 

Rédigez une invitation formelle par email en y intégrant l’ordre du jour, les horaires, le lieu ainsi que les modalités pratiques. Cette convocation officielle permettra à chacun de noter la date et de se préparer aux débats.

Sollicitez les intervenants 

Si des personnes doivent préparer une intervention, contactez-les au préalable pour caler le sujet et le timing. Vous pourrez ainsi vous assurer que les présentations seront pertinentes et qu’elles rentreront dans le timing global.

Rappelez la réunion 

La veille au soir, renvoyez un email de rappel avec les détails pratiques et l’ordre du jour. Cette piqûre de rappel boostera la présence et évitera les oublis de dernière minute.

Avec des invitations claires et en amont, vous maximisez le taux de présence et l’implication de chacun. Votre réunion démarrera ainsi du bon pied ! N’hésitez pas à contacter des professionnels pour des modèles d’invitation efficaces.

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