Face au chamboulement provoqué par le Coronavirus dans l'ensemble de l'industrie, des changements vont devoir s'appliquer sur les formats des réunions. A savoir que les conférences, séminaires, congrès et tant d'autres catégories sont également concernés. De ce fait, la société audiovisuelle PSAV a créé la brochure numérique “MeetSAFE Guidelines”.
Avec le déconfinement en cours, le risque et la santé sont deux considérations clés pour les entreprises et les associations. Avec moins de personnes se réunissant et une routine de nettoyage, il y aura moins de risque pour les participants. Le ‘MeetSAFE Guidelines” évoque une série de formats de réunion, de packages d'équipements et de recommandations. Tous conseillent sur la façon de réduire les risques, d'accroître la confiance et de promouvoir la santé dans les centres de congrès, salles de conférences et espaces de réunions.
Des changements obligatoires, mais sécuritaires pour les réunions
Avant le COVID-19, les planificateurs de réunions pouvaient accueillir confortablement 40 personnes dans une salle de réunion de 135 m². Lorsque les activités reprendront, cependant, ces calculs devront changer radicalement. Cette même salle devra être aménagée pour accueillir seulement 10 personnes.
Grâce à cela, les planificateurs pourront réorganiser les espaces événementiels et maintenir les surfaces et les environnements intérieurs propres. Cela est nécessaire afin de prévenir la propagation des bactéries et des virus.
Le “MeetSAFE Guidelines” de 21 pages traite les changements sur la conception des réunions, la disposition des salles, la circulation. Il souligne aussi les considérations technologiques et les procédures de nettoyage à améliorer. Dans une section, il y a des croquis de plusieurs formats de réunions traditionnels ainsi que de nouvelles variantes de ces formats qui permettent une bonne distanciation sociale.
Le guide répond également au besoin d'un espace événementiel plus complet et d'une signalisation détaillée et bien placée pour faire fonctionner le nouveau paysage. Il décrit aussi l'équipement technologique et la logistique nécessaire pour organiser un événement hybride. Il peut donc y avoir des participants à distance en plus des participants en personne sur un ou plusieurs sites.
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