Même si vos réunions deviennent virtuelles, vos contrats doivent être rédigés avec autant de rigueur que pour un événement en direct. Dans la précipitation d'organisation, il se peut qu'on oublie les points essentiels. Les considérations juridiques servent autant d'assurance pour vous que vos participants, sponsors et fournisseurs.
Joshua Grimes, un avocat de Grimes Law Offices à Philadelphie (Etats-Unis), donne des conseils sur le sujet. Il est tout à fait normal que la migration vers les formats virtuels s'accélèrent d'une manière rapide. Vu que les rassemblements ne peuvent avoir lieu, c'est une des rares alternatives que les planificateurs d'événements ont. De plus, les participants deviennent très pointilleux en matière de sécurité.
Des contrats précis pour toutes les parties prenantes des réunions virtuelles
Même si les formes des événements changent, les formalités restent importantes. Les participants à des réunions virtuelles doivent signer des contrats incluant les termes et les conditions. C'est le même processus qu'avec les réunions physiques. Ces documents doivent inclure un code de conduite. Indiquez les comportements interdits comme le harcèlement illégal ou les commentaires désobligeants.
Si vous pensez diffuser ou réutiliser des images ou commentaires des participants, ces derniers doivent signer une décharge pour cela. Ils doivent aussi accepter de ne pas reproduire et distribuer des présentations en dehors des sessions.
En ce qui concerne les sponsors, définissez à l'avance les points de votre accord. Il est crucial de répondre à la question : que donnez-vous à vos sponsors ? Il s'agit généralement d'une mention spéciale ou un affichage de leur logo au cours de l'événement en ligne. Parfois, les organisateurs attribuent un créneau de prise de parole aux partenaires. A la rédaction de vos contrats de sponsoring pour les réunions virtuelles, veillez à ce que vous ne soyez pas tenu responsable si un problème technique survient.
Côté fournisseur, il s'agira principalement de la plateforme qui héberge votre événement. Tout ce qui concerne la production, l'accès, le coût du système, et autres aspects techniques doivent être mis au clair. Ainsi, vous soulignez dans vos contrats pour vos réunions virtuelles toutes les garanties de sécurité de la diffusion et de la confidentialité des données personnelles. Mettez aussi une mention spéciale sur la qualité de diffusion et les mesures qu'ils vont prendre en cas de problème. Précisez qui peut accorder des droits de reproduction. N'oubliez pas de payer les droits à la SACEM si vous comptez utiliser des œuvres qui y sont inscrits.
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