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Annulation d’événement : une gestion compliquée, voici nos conseils

Une annulation d’événement peut s’avérer très compliquée en termes de gestion. Découvrez comment gérer la crise efficacement auprès des organisateurs, des prestataires et des participants.

Nous vous proposons aujourd’hui d’aborder un sujet particulièrement délicat : la gestion d’annulation d’événement. Une problématique en phase avec l’actualité de ce mois de décembre 2018, puisque de nombreux événements ont été annulés à cause des manifestations du mouvement des ” Gilets Jaunes “.

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En effet, plusieurs matchs de football de Ligue 1 ont été reportés, au même titre que le festival de musique électronique INASOUND par exemple. De même, la SPA a décidé de renoncer à son ” Noël des Animaux “ et le marché de Noël d’Avignon est annulé. Le Téléthon a également été perturbé.

Vous l’aurez compris, même un événement organisé minutieusement durant des mois peut être annulé par des causes extérieures. Même les plus gros salons événementiels de France ne sont pas à l’abri des impondérables.

Il suffit d’un simple imprévu pour faire échouer tout un projet, sans que vous ne puissiez rien y faire. En effet, ce sont généralement les préfectures qui prennent cette décision si elles estiment que les risques en termes de sécurité sont trop importants.

Outre les mouvements populaires, de nombreux facteurs peuvent mener à l’annulation d’un événement. Il peut par exemple s’agir d’un risque d’attentat, d’une météo défavorable, de l’indisponibilité d’un intervenant, ou encore d’une décision administrative.

Et malheureusement, une annulation d’événement est loin d’être anodine. Si l’élaboration d’un projet événementiel est une tâche complexe, son annulation est tout aussi contraignante. Voici comment gérer de manière adéquate l’annulation d’un événement déjà organisé auprès des participants, des clients et des prestataires.

Annulation d’événement : la gestion des organisateurs

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Il est important de gérer efficacement l’annulation de l’événement avec les organisateurs. Si vous êtes une agence d’événementiel, il s’agit de votre client. Si l’événement est organisé en interne, il s’agit des dirigeants de votre entreprise.

Dans les deux cas, il convient de réaliser un budget détaillé pour déterminer ce que coûtera l’annulation.  Ce budget doit notamment comporter les frais d’annulation auprès des fournisseurs et prestataires de services, les frais déjà encourus et non remboursables, ou encore les frais de remboursement des participants. Pensez à présenter les choses de façon compréhensible.

En outre, songez à proposer des solutions alternatives. En fonction des objectifs initiaux de l’événement, cherchez quelle serait la meilleure solution de secours pour toucher au but. Il peut s’agir de reporter l’événement à une date ultérieure, ou encore de proposer un événement alternatif sous forme de webinaire ou de vidéo-conférence par exemple.

Annulation d’événement : la gestion des fournisseurs

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Il est urgent d’informer les fournisseurs que votre événement est annulé. En effet, dans un large éventail de cas, les fournisseurs fixent des frais d’annulation dont le montant augmente à l’approche de l’événement. C’est par exemple le cas des hôtels auprès de qui vous pouvez avoir réservé une salle de conférence ou des chambres pour vos convives.

Consultez chaque contrat signé pour identifier les engagements légaux spécifiés en cas d’annulation. Ceci vous permettra d’identifier les fournisseurs avec qui il faudra négocier en priorité pour tenter de trouver une solution à l’amiable. De plus, ceci vous permettra de consulter la liste des dépôts réalisés et des dépôts à venir pour mettre à jour le budget de l’événement après annulation.

Annulation d’événement : la gestion des participants

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Bien évidemment, n’oubliez pas de prévenir les participants que l’événement est annulé. Dans la mesure du possible, mettez tout en oeuvre pour les rembourser s’ils ont payé pour participer ou pour se rendre sur les lieux de l’événement.

La plupart des billetteries acceptent de rembourser les acheteurs de billets pour un événement à la demande de l’organisateur, à condition que celui-ci fournisse les fonds nécessaires. Si c’est impossible, essayez de leur offrir une compensation digne de ce nom.

Quoi qu’il en soit, soignez votre communication afin de préserver l’image de votre entreprise ou de votre client. Expliquez en toute transparence les raisons de l’annulation, et précisez-en les conséquences. N’hésitez pas non plus à vous confondre en excuses. S’il est possible de reporter l’événement, tâchez d’annoncer la nouvelle date dès que possible.

Annulation d’événement : faut-il opter pour une assurance ?

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Plusieurs sociétés proposent des assurances pour les professionnels de l’événementiel. Ces assurances peuvent par exemple permettre un remboursement intégral des frais engagés en cas d’annulation d’un événement. Elles peuvent donc se révéler d’un précieux secours dans de telles situations.

Ces assurances peuvent aussi couvrir le remboursement du matériel utilisé lors de l’événement en cas de dommages ou de vol. En outre, l’organisateur peut aussi être protégé par l’assurance en cas d’engagement de sa responsabilité civile (intoxication alimentaire d’un participant, vols dans les vestiaires, dommages commis par un bénévole…).

Il peut donc être prudent d’investir dans une assurance lors de l’organisation d’un événement. Cependant, les conditions et les offres varient d’un assureur à l’autre. Il convient donc de passer en revue les différentes propositions pour choisir celle qui répond à vos besoins.

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