La réussite d'un séminaire dépend en grande partie de la manière de l'organiser. Si vous vous y prenez mal, cela pourrait avoir des conséquences négatives sur vos résultats. Avec les bonnes préparations et les bonnes pratiques, vous êtes sûr de proposer une expérience enrichissante pour votre public. Suivez notre guide pour savoir comment s'y prendre convenablement !
Pour les planificateurs les plus expérimentés, organiser un séminaire paraît comme un jeu d'enfant. Pourtant, même s'ils en comptent des centaines au cours de leurs expériences, chaque nouvelle réalisation doit être une opportunité d'amélioration. Donc, que vous soyez novice en la matière ou un organisateur aguerri, ces conseils vous aideront à vous surpasser.
Organiser un séminaire commence par la phase de conception
Pour organiser un séminaire, vous devez connaître vos objectifs. Cette première étape est cruciale pour que vous sachiez ce que vous attendez de l'événement. Répondez donc à la question : pourquoi organisons-nous ce séminaire ? Une fois les réponses apportées, vous pouvez passer au développement d'un plan d'action concret.
La deuxième étape dans la conception est la définition des participants. Généralement, le séminaire à organiser est un événement B2B. Les cibles sont les partenaires, les fournisseurs ainsi que les autres entreprises du même domaine. Cependant, ce n'est pas obligatoire, vous pouvez aussi accueillir le grand public. En tout cas, votre cible principale doit être directement concernée par le thème du séminaire.
Choisissez vos conférenciers par la suite. Ceux-ci doivent maîtriser le thème de l'événement, mais surtout, plaire au public attendu. Un orateur connu et apprécié incitera plus de monde à s'inscrire et à participer. Vous pouvez également ne choisir qu'un seul intervenant afin d'assurer une bonne fluidité et une continuité logique dans la présentation des idées.
Quand ? Où ? Combien ?
Voilà trois questions qui prennent du temps à répondre lorsqu'il s'agit d'organiser un séminaire. Pour choisir la bonne date, vous devez prendre connaissance de la disponibilité de vos cibles. Évitez les périodes où votre public cible est susceptible d'être en vacances, ou les jours fériés et les jours de fête nationale. Avant de fixer une date définitive, il est important de demander aux participants s'ils sont disponibles.
Le lieu approprié doit être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité d'accueil afin d'éviter que certaines personnes ne soient pas assises. Ensuite, pensez à l'emplacement. Un endroit accessible est le meilleur choix, surtout si les participants paient eux-mêmes leur transport. Évitez les salles difficiles à trouver dans les grands bâtiments.
Afin d'éviter les mauvaises surprises, faites des prévisions budgétaires. Déterminez les ressources disponibles afin de façonner un séminaire digne de vos attentes. Évaluez les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs. Assurez-vous qu'aucune dépense n'excède les revenus qui y sont alloués. Mais surtout, prévoyez toujours une marge pour les éventuels imprévus.
Mettre en place la programmation du séminaire que vous allez organiser
Choisissez les activités en fonction de votre thème, de l'identité de l'entreprise ou de l'organisation hôte et des préférences des invités. Planifiez-les chronologiquement afin de gérer au mieux le timing du séminaire à organiser. Le programme détaillé doit être finalisé des jours, voire des semaines à l'avance. N'hésitez pas à faire quelques répétitions afin d'effectuer toutes les vérifications nécessaires. Prévoyez également des pauses café ou même des cocktails entre les sessions.
Comment communiquer sur votre événement ?
D'abord, optez pour un système d'inscription en ligne afin d'automatiser le processus. Cela facilitera la collecte de données sur les participants et vous permettra d'obtenir le maximum d'informations dont vous aurez besoin. Il sera également plus simple de compter le nombre de public attendu et de son suivi le jour venu.
Les réseaux sociaux sont également un bon moyen de communication si vous souhaitez obtenir le maximum de participants. Ils sont également efficaces pour la phase post-event afin de partager les moments forts du séminaire et remercier les invités.
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