C'est au planificateur d'aider le conférencier qu'il embauche afin de s'assurer que celui-ci exécute son travail convenablement. Rassurez-vous, il ne s'agit pas de lui apprendre à faire son métier, mais surtout pour parfaire le rendu final de votre collaboration.
Il est tout à fait possible que votre performance et votre rémunération soient évaluées en fonction de la participation globale pendant votre événement. Cela signifie que la prestation de chaque intervenant comptera. Bien que cette notion soit assez extrême, elle reste d'autant plus réaliste. Aider votre conférencier aboutira à un avantage concurrentiel pour votre événement.
Aider le conférencier : quelles importances ?
Le conférencier représentera l'image de votre entreprise au cours d'un événement, l'aider est donc une assurance quant à la qualité de votre concept. Grâce à cela, vous offrirez une programmation de contenus à la fois pertinents et stimulants. Puisque votre intervenant sera le principal vecteur du message, une bonne performance de sa part est essentielle.
Pour ce faire, il sera utile d'aider le conférencier en le préparant et en l'encadrant pour concevoir et animer efficacement des sessions engageantes. Vous aurez ainsi à votre portée un présentateur qui attirera la foule. En tout cas, n'oubliez pas de mettre en place un plan de rétroaction pour la mesure et l'amélioration. Cela mettra toujours un point d'honneur sur votre principe d'évolution.
Aider le conférencier en tirant le meilleur parti de la préparation
Mettons l'accent sur le fait qu'aider votre conférencier revient à l'encadrer sur sa prestation. Pour ce faire, mettez en place une planification de sessions. C'est la meilleure manière de préparer votre orateur. Évoquez toutes les informations cruciales à savoir jusqu'au moindre détail. Les exigences des intervenants, le lieu, la configuration de la salle, l'équipement audiovisuel, la vue d'ensemble du public en font partie. Même les détails d'inscription et les ressources des conférenciers sur place pourraient être importants.
Ces informations peuvent être fournies facilement via des FAQ, courriels ou des vidéos d'instructions. Pour des résultats plus probants, misez sur des manières plus interactives. Ceux-ci vous permettront d'apprendre et d'évaluer l'engagement de votre conférencier afin de l'aider par la suite.
Voyez à quel point il prend part à la compréhension de votre public et le thème général. A-t-il des idées pour rendre le contenu de la session pertinent et provocateur ? A-t-il élaboré un plan préliminaire d'utilisation des activités et des exercices pour assurer une session engageante pour les participants ? Il devrait aussi faire des commentaires sur la façon dont il pourra apporter son aide afin de remplir la salle.
Mettez à disposition les informations importantes
En plus des FAQ et autres supports, mettez à disposition de votre conférencier des ressources afin de l'aider à améliorer son jeu. Planifiez au moins deux webinaires pour les présentateurs 4 à 6 semaines avant la conférence. C'est un moyen de les briefer convenablement tout en évaluant leur progression.
Désignez un “concierge des conférenciers”. Avoir quelqu'un qui est là pour aider envoie un message fort. Choisissez des animateurs qui fourniront des conseils pour concevoir une présentation efficace, un panel engageant ou développer des activités pour la participation du public.
Organisez ou créez de courtes vidéos ou des liens vers des ressources qui couvrent des sujets tels que la rédaction de propositions de sessions gagnantes, les meilleures pratiques PowerPoint. Vous pouvez aussi inclure les points essentiels en matière d'image, les droits d'auteur à faire et à ne pas faire. Comment attirer la participation à votre session, les conseils de présentation en direct et l'intégration de systèmes de réponse du public sont aussi à souligner.
Aider un conférencier pour l'évolution de votre collaboration
Afin de mesurer l'efficacité de votre système d'amélioration, créez quelques catégories à usage interne. Celles-ci sont destinées à représenter le niveau de confiance que le conférencier a gagné après la stratégie entamée pour l'aider. Vous pouvez avoir 3 groupes :
- Aguerri : a présenté à plusieurs reprises pour nous avec une forte fréquentation. Attribuez une note pour chaque conférencier.
- Émergent : a présenté une ou deux fois avec une bonne participation. Incluez une note pour chaque présentateur également
- Débutant
Élaborez un plan de communication pour chaque catégorie. Pour vos présentateurs les plus fiables, vous pouvez avoir une brève conférence téléphonique et être doux sur les délais. À l'inverse, les orateurs débutants exigeraient que vous planifiiez plusieurs sessions et soyez plus attentif aux délais.
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