Que vous organisiez un séminaire d'entreprise, un festival ou autre type de manifestations, il est impératif de savoir gérer vos achats événementiels. En fait, il ne s'agit pas simplement de dresser une liste et d'aller faire les courses. Vous devez passer par une étape de définition des besoins, de planification, de comparaison de prix pour aboutir à l'achat proprement dit. C'est tout un processus et nous vous aidons à ne rien oublier !
Les achats événementiels figurent généralement parmi les attributions du responsable de la logistique. Néanmoins, certains chefs de projet préfèrent s'y consacrer eux-mêmes ou les dispatcher par rapport aux besoins de chacun. En tout cas, l'enchaînement du travail reste le même.
Des achats événementiels en adéquation avec le concept
Il est quasiment impossible de planifier vos achats événementiels si vous ne prenez pas connaissance de vos besoins. Cela est possible uniquement lorsque le concept de l'événement est bien élaboré. Commencez alors par déterminer de quel type de manifestation s'agit-il.
Cette première information est cruciale. Le fait est que vos achats événementiels pour un team building ne ressemble aucunement à ceux adaptés à une conférence même si tous les deux se déroulent dans votre entreprise. Il en est de même pour les autres catégories d'événements : sports, concerts, festivals, expositions, etc.
Après le type, ayez la programmation prévue sous la main. C'est également une manière sûre de connaître la logistique nécessaire pour le bon déroulement de l'événement. Dressez une check-list afin d'éviter les oublis. Faites le point avec le chef de projet ou même le client pour que vous ayez une validation avant de passer aux étapes suivantes.
Achats événementiels, quoi acheter exactement ?
Sachez d'abord que lorsque nous parlons d'achats événementiels, il ne s'agit pas forcément de produit. Les services à solliciter s'y incluent aussi. Dans ce sens, voici quelques points essentiels qui se répètent souvent dans les listes :
La logistique
Ce volet concerne l'ensemble de vos besoins matériels et techniques. Si vous organisez un séminaire par exemple, vous aurez sûrement besoin d'une salle avant tout. Ensuite, il va falloir mettre en place des chaises et des tables bien présentables. D'autres supports numériques comme le vidéoprojecteur et l'écran de projection et peut-être un tableau blanc avec des marqueurs pourraient être nécessaires. Côté décoration, un bouquet discret sur la table de présentation fera l'affaire. C'est le cas d'un séminaire, mais les achats événementiels diffèrent selon le concept. A vous de les adapter au vôtre !
Les prestataires
Les achats événementiels de prestation englobent tous les services que vous allez solliciter en dehors de votre agence. Déterminez d'abord vos besoins. Ensuite, vous saurez qui appeler. Généralement, il s'agit du traiteur, du décorateur, des techniciens (son, lumière), des artistes, des animateurs, mais d'autres compétences pourraient être nécessaires.
La communication
Incluez dans vos achats événementiels de communication tout ce qui concerne la promotion et la diffusion médiatique de votre événement. Cela inclut donc tous vos supports à imprimer : affiches, invitations, flyers, etc. L'achat des espaces publicitaires dans la presse écrite, les plages horaires dans les chaînes TV et radios ainsi que votre marketing digital s'y ajoutent.
Ce n'est pas tout, si vous organisez un salon ou autre événement visant à promouvoir un produit, le packaging de celui-ci ainsi que les goodies cadeaux sont aussi à acheter. Si votre manifestation nécessite d'autres services digitaux (photo, vidéo, site web, etc.), allongez la liste !
Le transport
Bien qu'il ne s'agisse pas réellement d'une catégorie à part, il est important de mettre l'accent sur le transport. Pour chaque produit ou service des achats événementiels, assurez-vous du moyen de livraison. Il se peut que les animateurs ne puissent pas se déplacer en transport en commun avec leur matériel par exemple. Tous les fournisseurs ne livrent pas forcément leurs produits sur le lieu de votre événement.
Suivre le budget de près pour vos achats événementiels
Notre conseil pour la réussite du pilotage de vos achats événementiels c'est : planifiez ! Quand vous aurez une liste définie de ce dont vous avez besoin, déterminez quand allez-vous les obtenir, qui va s'en charger. Mais surtout, mettez une réponse à la fameuse question : combien ? Souvenez-vous que vous avez un budget à respecter. Essayez autant que possible d'avoir des rabais de prix. Analysez toujours vos dépenses de manière à ce qu'elles ne s'écartent pas des prévisionnelles.
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