La réussite de votre manifestation dépend de plusieurs points, dont l'efficacité de votre communication événementielle. En tant que planificateur, votre travail ne se résume pas à vous assurer que tout se déroule bien le jour J. Bien avant cela, vous aurez tout mis en oeuvre et recherché toutes les ressources nécessaires. Mais après, il est aussi de votre responsabilité de déterminer si toutes les actions menées ont été fructueuses ou pas.
Il existe plusieurs manières de vérifier l'efficacité de votre communication événementielle. Afin d'avoir des résultats fiables, il serait judicieux de se fier à un maximum de paramètres. En plus, certains de vos partenaires et sponsors voudront connaître ces résultats. Aussi, ces derniers vous serviront à améliorer vos prochains événements. Comment procéder dans ce cas ? Nous vous disons tout.
Faciliter la mesure d'efficacité de la communication événementielle par les objectifs SMART
Rappelons une des règles fondamentales de la planification : anticiper. Prévoyez donc des objectifs Spécifique-Mesurables-Atteignables-Réalistes-limités dans le Temps (SMART). Ainsi, vous anticipez une mesure d'efficacité de la communication événementielle plus facile. Après l'événement, vous aurez déjà des données précises avec lesquelles comparer les résultats.
La notion de succès est relative. De ce fait, votre événement ne peut être qualifié ainsi si vous ne posez pas des mesures quantitatives et qualitatives spécifiques. Vous devez adopter des indicateurs de performances clés se rapprochant à vos résultats escomptés au cours de la manifestation. Ils se basent en fonction de votre expertise ainsi que des attentes des clients.
Mesurer l'efficacité de votre communication événementielle par le ROI
Tant que votre événement n'est pas à but non lucratif, le retour sur investissement est un facteur important dans la mesure de son succès. Ce dernier dépend en grande partie de l'efficacité de votre communication événementielle. Si celle-ci n'a pas été réalisée dans les normes, vous n'auriez pas eu de sponsors et encore moins de public.
Regardez alors votre rapport dépenses / revenus. C'est essentiellement la forme la plus simple de retour sur investissement. Un ratio inférieur à un vous donne un résultat positif. C'est ce que vous visez.
Si votre modèle d'événement ne génère aucun revenu direct, tout n'est pas perdu. Vous pouvez plutôt essayer d'estimer les revenus attendus de la sensibilisation ou des opportunités de réseautage créées. Exécutez ensuite la même formule. Il s'agit davantage d'établir la valeur générée par un événement plutôt que l'argent.
Autres mesures quantitatives à surveiller
L'efficacité de votre communication événementielle peut également se refléter via certains chiffres. Si vous fournissez une newsletter – combien y avait-il d'inscriptions ? Combien de demandes par courriel ou par appel téléphonique la marque a-t-elle reçues après l'événement ? Des personnes se sont-elles déjà inscrites au prochain événement de la marque ? Les sponsors de l'événement ont-ils été satisfaits et s'engagent-ils à poursuivre leur relation ?
Utilisez les réseaux sociaux pour mesurer l'engagement
Si vous avez opté pour les réseaux sociaux en tant que canaux pour votre communication événementielle, ils peuvent vous attester l'efficacité de celle-ci. Avant tout, sachez que vous ne pouvez pas comparer des résultats d'un événement à un autre qui lui est totalement différent. Certains concepts génèrent beaucoup de réactions sur les réseaux sociaux alors que d'autres pas du tout.
En tout cas, voici quelques moyens de mesures que vous pourrez adopter :
- Le hashtag de l'événement est-il utilisé ? Combien de fois?
- Y a-t-il eu de nombreuses mentions de la marque ?
- Y a-t-il beaucoup d'interactions sur vos publications ?
- Les commentaires étaient-ils positifs ?
- Y a-t-il eu des plaintes répétées ?
L'outil standard : l'enquête
L'enquête est l'outil par excellence pour avoir l'avis des participants. Avec l'avancée de la technologie, vous n'aurez pas à consacrer du personnel pour faire le tour du public avec le questionnaire. Désormais, il suffira de l'envoyer par mail. Votre enquête devrait poser des questions qui se rapportent directement à savoir si les participants sont maintenant plus susceptibles d'assister à de futurs événements.
Demandez également s'ils recommanderaient les produits et services de l'entreprise. Votre événement a-t-il répondu à leurs besoins ? Ajoutez d'autres questions en rapport à l'efficacité de votre communication événementielle selon vos objectifs.
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