L'événement en plein air se remarque de plus en plus dans les nouveaux concepts. Organiser un festival de musique, un concert ou une sortie d'entreprise au grand air plaît particulièrement aux participants pour diverses raisons. Découvrez les étapes pour réussir ce projet hors pair, avec ses hauts et ses bas.
Il y a de multiples manières d'opter pour le plein air en guise de lieu pour un événement. Certains préfèrent le mariage champêtre parce que c'est la tendance par exemple. D'autres apprécient la fraîcheur de la nature ou apprécient simplement le fait de ne pas être entre quatre murs. Qu'importe la raison, une fois l'idée validée, il est temps de passer à l'action et il faut tout faire comme il se doit !
Le choix du lieu pour un événement en plein air
Le lieu de votre événement en plein air doit être adéquat à votre concept. Pour parfaire ce dernier, il serait idéal d'opter pour un coin sympathique hors de l'ambiance citadine. Le bruit des moteurs de voitures, les klaxons, les marchés à proximité, tant d'éléments pourraient entraver le show. Si vous souhaitez organiser une conférence ou un séminaire, ces sons extérieurs ne sont absolument pas les bienvenus. Pour un concert, la sonorisation pourrait les atténuer. Second critère pour choisir un endroit : la qualité. Un environnement sain fera le bonheur de vos convives. Les salles d'eau ainsi que tous les accès communs devraient être propres et présentables.
Suivi du lieu
Les endroits en extérieurs peuvent changer d'aspect au fil des saisons. Prévoyez d'inspecter chaque recoin de manière régulière une fois le contrat signé. Cela vous donnera une vue globale des états des lieux par rapport à différents contextes. Ces derniers font souvent référence au climat ou autres situations naturelles.
Référez-vous à l'état du sol. En quelles circonstances est-il humide et sale ? Si c'est le cas, que faut-il prévoir ? Voyez de près les éléments de jardinage ensuite. La propriété sera-t-elle verdoyante pour le jour J? Il y a tant de questions auxquelles vous devrez répondre au fil des mois.
La gestion du catering d'un événement en plein air
Nous avons tendance à mettre les tables de service sous les arbres. Evidemment, il y a de l'ombre ! Attention, cela pourrait devenir une mauvaise idée. La raison est simple : le soleil se déplace et une bonne partie de la nourriture pourrait être détériorée par la chaleur. Préférez toujours l'utilisation des chapiteaux. Il suffit de bien choisir la couleur, le design et les dimensions.
La fraîcheur est le mot-clé à retenir pour garantir le confort des invités. Afin de garder la nourriture fraîche, prévoyez toujours des solutions de réfrigération. Les soupes et les entrées chaudes ne doivent pas figurer dans le menu. Puis, ne soyez pas trop pressés pour le service. Attendez le moment opportun. Les boissons doivent aussi rester froides. D'ailleurs, nous préconisons les breuvages frais pour les manifestations en extérieur. Ils sont très désaltérants pour les convives. Souvenez-vous : glaçons à gogo !
Et pour la déco ?
La décoration représente sûrement le meilleur point dans l'organisation d'un événement en plein air. Puisque vous choisissez déjà une jolie propriété avec un jardin empli de fleurs et de verdure, la déco doit rester simple. Vous pouvez ajouter quelques pétales de fleurs sur les tables pour les agrémenter par exemple. Les bouquets discrets apporteront aussi une étincelle. Un tapis rouge ou blanc? Pas de souci, mais pas trop grand quand même.
Cependant, évitez à tout prix tout élément qui pourrait s'envoler. Le vent frais figure parmi les points positifs d'une manifestation extérieure, mais il représente aussi votre pire ennemi. Les divers panneaux, les supports de communication comme les roll-ups, les flyers à poser sur les tables, dites au revoir à tout cela. A moins de trouver un appui 100% fiable, oubliez tout cela.
Toujours prévoir un plan B pour un événement en plein air
Un événement en plein air requiert une grande force d'anticipation. Afin de l'acquérir, prévoyez tout à l'avance. Cela commence par le temps. La chaîne météo sera désormais votre préférée. S'il est possible qu'il pleuve, prévoyez plus de chapiteaux ou cherchez une salle non loin des lieux. Les plans B doivent s'appliquer pour tous les éléments de votre projet : la déco, le traiteur, les animations, etc. Une fois sur place, le vent ou un autre élément imprévisible pourrait tout gâcher, donc, le plan B est incontournable.
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